Timemanagement - aanpak interne tijdverspillers
Er zijn externe en interne tijdverspillers. Het aanpakken van externe tijdverspillers leert u hier. Op deze pagina leert u effectief omgaan met interne tijdverspillers.
De belangrijkste interne tijdverspillers zijn:
- Geen 'nee' kunnen zeggen.
- Op de lange baan schuiven.
- Slechte organisatie van het eigen werk
- Besluiteloosheid
- Slechte communicatie.
Geen 'nee' kunnen zeggen
Bij het goed managen van uw tijd hoort ook het woordje NEE'. Het is heel belangrijk om nee te kunnen zeggen tegen anderen.
Op de volgende twee vlakken moet u nee kunnen zeggen:
- Wanneer u werk voorgelegd krijgt of tegenkomt dat met tot uw taakgebieden hoort of dat ook door anderen gedaan kan worden. Zeg dan nee tegen de persoon in kwestie of tegen uzelf: “dit werk moet ik niet aanpakken”. Ook al vindt u het leuk of denkt u dat het beter of sneller kunt doen dan een ander, geef werk door of weiger het indien het niet door u gedaan moet worden.
- Het tweede vlak waarop u nee moet kunnen zeggen is in het contact met collega's en medewerkers. Als u gestoord wordt tijdens uw werk, durf dan nee te zeggen. Zeg dat u op het moment geen tijd heeft voor een praatje, een probleem of een vraag. Maak wel een afspraak met degene die u stoort. Wanneer kunt u wel aandacht aan deze persoon besteden. Plan daar tijd voor.
Op de lange baan schuiven
Uitstel is tijdverspiller nummer twee. Bijna iedereen is geneigd om zware of moeilijke klussen uit te stellen. Enkele tips om dit probleem aan te pakken:
- Analyseer uw ergste uitsteltechniek. Met andere woorden: leer uzelf goed kennen. Door bijvoorbeeld uw tijdsbesteding eens goed te bestuderen, krijgt u goede aanwijzingen over het werk dat blijft liggen door uitstel.
- Verdeel een grote klus in kleinere klusjes. Dat maakt het werken eraan overzichtelijker en leuker.
- Begin bij het makkelijkste en leukste onderdeel. Dan krijgt u er alvast plezier in.
- En als er nu niets leuks aan te ontdekken is? Dan dwingt u zichzelf om bijvoorbeeld minimaal een half uur aan deze zaak te besteden. Als u er dan eenmaal een begin gemaakt hebt, komt de rest meestal ook wel.
- Als de aard van het werk het toelaat kan samenwerken ook stimulerend en tijdbesparend werken. Door het maken van afspraken en het stellen van deadlines wordt u gedwongen een bepaalde klus aan te pakken.
- Praat over de klus met anderen. U krijgt nieuwe ideeën maar ook steun en belangstelling.
- Als u aan de slag gaat, kies dan een periode waarin u zich het meest fit voelt. Bijvoorbeeld in de ochtend, of het begin van de middag. Als u eraan begint, laat u dan niet storen. Geen telefoontjes en geen bezoek.
- Werk door tot u de klus af hebt. Vaak lukt dat niet in een keer. Plan dan meteen een aantal malen tijd in uw agenda om de klus af te maken.
Slechte organisatie van het eigen werk
Veel verlies van tijd ontstaat door slecht plannen van het eigen werk. Organiseer uw werk zo dat urgente dingen snel aan bod komen en belangrijke dingen niet blijven liggen. Plan en combineer werkzaamheden. Plan tijd vrij voor rust. Bijvoorbeeld twee maal tien minuten per dag waarin u even afstand kunt nemen. Overdenk dan het werk van die dag: zit ik op schema, moet ik bijsturen, zijn er onverwachte zaken die extra aandacht vergen?
Besluitloosheid
Veel mensen vinden het moeilijk om daadwerkelijk te geloven dat een slechte beslissing nog altijd beter is dan geen beslissing. Angst voor fouten leidt tot alles willen weten voor er een beslissing valt. En dat kost in de meeste gevallen te veel tijd. Deadlines zijn goede hulpmiddelen bij het nemen van beslissingen. Wanneer u in overleg een termijn stelt, stimuleert dat bij het nemen van beslissingen. U kunt anderen nog de mogelijkheid geven om op uw beslissing te reageren door de “tenzij ik anders verneem” memo. U beslist om iets op een bepaalde manier te doen, en geeft aan dat u op die wijze gaat werken, tenzij anderen goede redenen hebben om u terug te fluiten.
Slechte communicatie
Slechte communicatie is vaak de oorzaak van noodzakelijke extra tijdsinvestering. Door miscommunicatie gaan dingen fout. Het oplossen van die fouten kost veel tijd en als de fouten voorkomen waren, had dat vaak ook minder frustratie opgeleverd. Aan een goede communicatie kunt u zelf heel wat doen. Zowel in het overdragen van informatie aan anderen als in het luisteren naar die anderen.
Nadat de problemen rond tijdmanagement en de principes ervan besproken zijn, wordt altijd een nieuwe oorzaak aangewezen, namelijk de persoon zelf binnen de organisatie, die tijd verknoeit door gebrekkig delegeren, door te veel aandacht voor onvoorziene problemen, door gebrek aan planning en aan prioriteitstelling of het steeds voor zich uit schuiven van belangrijke zaken.
Het is een heel menselijke reactie om de oorzaken van tegenslag bij personen en zaken buiten onszelf te zoeken. We moeten echter in staat zijn tot zelfkritiek. Een belangrijk deel van ons ineffectief gedrag is onze eigen schuld.
Lees meer over timemanagement op deze pagina's: