Timemanagement - tijdverspilling

Tijdsdruk en stress, in onze hedendaagse maatschappij lijkt het niet meer weg te denken. Onze agenda’s worden keer op keer in een rap tempo gevuld met afspraken en verplichtingen. Een drukke baan, uw partner, het gezinsleven en tal van andere sociale verplichtingen waar we niet aan ontkomen lijken uw agenda volledig te beheersen. We worden vaker ziek, meestal kortstondig, en met korte vakanties proberen we de accu weer op te laden terwijl we het gevoel hebben dat we permanent oververmoeid zijn.

Wanneer u zich herkent in bovenstaande situatie wordt het tijd om uw leven eens drastisch onder de loep te nemen. Tijdsdruk hoeft immers niet altijd negatief te werken. Uit onderzoek is gebleken dat een bepaalde belasting op zekere hoogte resulteert in een hogere productiviteit. Maar overbelasting daarentegen zal leiden tot steeds slechtere prestaties en minder productiviteit.

In een etmaal zitten 24 uur en dat kunnen we niet veranderen door een cursus of training. Wel kunnen we ons bewust worden van ons gedrag dat leidt tot tijdverspiling. Mensen die het zo druk hebben dat ze nauwelijks in staat zijn om zaken op te pakken en af te ronden zijn permanent aan het schakelen. Nadat iets hun volledige aandacht heeft gekregen ontstaat er weer een moment van storing. Op bepaalde storingen hebben we geen invloed. Deze worden door externe factoren veroorzaakt. Maar tal van storingen of schakelmomenten zijn wel degelijk te managen.

Vormen van tijdverspilling

Bij oorzaken van tijdverspillers denken mensen vaak aan zaken zoals: vergaderingen, papierwinkel, onduidelijke doelstellingen, bezoekers, telefoontjes, geen nee-zeggen, slecht delegeren en wachten totdat anderen klaar zijn met hun werk.

Deze lijst is natuurlijk lang niet compleet. Bepaalde zaken zijn dan ook niet tijdverspillend, mits er op een juiste manier mee wordt omgegaan. Zo kan telefoon ook veel tijd besparen net zoals effectief vergaderen. Kort en krachtig vergaderen met een duidelijke agenda, tijdcontrole en vooraf toegezonden stukken die door ieder zijn gelezen en voorbereid leiden zijn de basis tot effectief overleg. Het gaat dus om bewustwording van ons gedrag dat leidt tot tijdverspilling. Wanneer we eenmaal zien wat bijdraagt aan tijdverspilling kunnen we de volgende stap zetten: wie of wat houdt dit in stand, hoe kunnen we het doorbreken.

Onderstaand zijn twee rijen met tijdverspillers. Bekijk deze en onderzoek het verschil tussen type A en type B.

Type A

• Vergaderingen
• Bureaucratie
• Telefoontjes
• Onduidelijke organisatie doelstellingen
• Bezoekers
• Onduidelijke prioriteiten

 

Type B

• Geen nee-zeggen
• Uitstellen van besluiten, op de lange baan schuiven
• Slechte organisatie eigenwerk
• Onvoldoende delegeren
• Slechte communicatie

 

Ziet u het verschil? Type A wordt voornamelijk veroorzaakt door krachten van buitenaf. Voor type B zijn we zelf verantwoordelijk. U kunt uw persoonlijke tijdsverspillers indelen in type A en type B. Zo krijgt u zicht op welke tijdverspillers oplosbaar zijn.

Lees hier hoe u externe tijdverspillers aan kunt pakken

En hier hoe u interne tijdverspillers onder handen neemt

Beheer van tijd in organisaties

Medewerkers die tijd goed beheren, weten waaraan en hoe deze wordt besteed. Zij zien in dat de tijd van hun organisatie gebonden is aan bepaalde verwerkings-afspraken, aan projecten en rapporten met vastgestelde data voor hun voltooiing. Zij weten ook dat tijd nauw samenhangt met factoren die inherent zijn aan de processen en de verplichtingen van hun onderneming, met name de mate waarin de tijd van de organisatie goed wordt beheerd en gecontroleerd. Bovendien is het ze duidelijk dat de wijze waarop ze hun eigen resultaten behalen, bepalend is voor de resultaten van de onderneming.

Van groot belang voor goed tijdbeheer is dat we prioriteit (wat eerst?) en rendement (welke resultaten?) met elkaar in overeenstemming brengen. Dat wil zeggen dat we weten hoe we tijd kunnen vrijmaken voor activiteiten die echt van belang zijn. Voor de meeste van ons is dit niet zo vanzelfsprekend als het lijkt. We besteden soms uren achtereen aan iets dat niet nodig is (en doen dat perfect) terwijl een uiterst belangrijke activiteit niet de aandacht krijgt die ze verdient.

Het tijd vrijmaken om te plannen of om bijvoorbeeld een veelbelovend nieuw idee uit te werken, schuiven we voortdurend op de lange baan. We geven vaak een hoge prioriteit aan routinewerkzaamheden en laten een groot deel van onze tijd bepalen door activiteiten die weinig rendement opleveren.

Om rendement en prioriteit met elkaar in overeenstemming te brengen, moeten we goed begrijpen wat we belangrijk vinden en wat we willen bereiken. Immers, als we niet de moeite hebben genomen erachter te komen wat voor ons van belang is, zal het lastig zijn uit te maken waar we wel en geen tijd aan zouden moeten besteden.

Daarnaast moeten we kijken naar de urgentie van de verschillende taken.

Time management matrix

De vetgedrukte cijfers geven organisaties met hoogwaardige prestaties weer, de overige cijfers gemiddelde bedrijven.

A-activiteiten:

• 20-25% van de werktijd
• Snel en secuur uitvoeren

 

B-activiteiten:

• 65-80% van de werktijd
• Inplannen in uw agenda, uitvoeren op ingeplande tijd

 

C-activiteiten:

• 15% van de werktijd
• Onmiddellijk doen, weinig tijd aan besteden

 

D-activiteiten:

• Minder dan 1% van de werktijd
• Geen prioriteit en/of tijd aan besteden

 

Lees hier hoe u tijdverspilling voorkomt met tijdbesparende technieken