Timemanagement - tijdbesparende technieken
Een goed gebruik van tijd berust op drie principes:
- De juiste wijze van delegeren.
- Activiteit richten op resultaat.
- Technieken voor doelmatig gebruik van tijd.
De juiste wijze van delegeren
Hoe meer werk u door uw medewerkers kunt laten doen (indien u leidinggevend/coördinerend bent), des te meer tijd hebt u voor het werk dat alleen door u kan worden gedaan. Bij het delegeren moet u altijd voor ogen houden, dat u verantwoordelijk blijft voor het werk dat uw medewerkers verrichten; u kunt slechts bevoegdheden delegeren. Het is een uitdaging voor medewerkers als ze taken gedelegeerd krijgen; het draagt bij tot hun ontwikkeling en uw vertrouwen werkt motiverend. Het werk moet duidelijk omschreven en begrensd zijn. Geef een duidelijk doel aan en blijf beschikbaar als vraagbaak en raadsman.
In het kort:
- Doe nooit iets wat u kunt delegeren.
- Besef dat de tijd die wordt besteed aan iemands opleiding voor een bepaalde taak vele malen wordt terugverdiend.
- Kies voor de taak die u wilt delegeren de geschikte persoon.
- Geef duidelijke instructies.
- Leg de nadruk op wat bereikt moet worden en niet op de manier waarop iets moet worden gedaan.
- Zorg voor controles en verlang periodieke voortgangsrapporten.
Managen is het bereiken van uw doelen met behulp van uw medewerkers. Zonder doeltreffend delegeren is succes in management onmogelijk.
Activiteit richten op resultaat
Het gaat erom dat u in eerste instantie uw tijd besteedt aan belangrijke en urgente taken. Hoe onderscheidt u belangrijke taken van onbelangrijke taken? Stel uzelf concrete vragen waarmee u het belang van een bepaald probleem kunt vaststellen:
- Waar komt het probleem vandaan? Het feit dat een probleem ontstaat door een aanwijzing van uw chef of een vraag van een andere afdeling kan betekenen dat het belangrijk is. Daarnaast zult u zich telkens moeten afvragen of het probleem ook urgent is.
- Kan het probleem andere moeilijkheden veroorzaken? Een kleine storing aan een machine kan, als maatregelen uitblijven, een hele afdeling stilleggen. Afdoende maatregelen zijn geboden.
- Heeft het probleem invloed op de kwaliteit van uw werk of op de kosten?
- Hoe snel kan het worden opgelost? Indien duidelijk is dat het probleem snel kan worden opgelost, voeg het dan bij andere 'vluggertjes' en handel het hele pakket achter elkaar af op een geschikt tijdstip.
Tijdbesparende tech
Als u zich niet precies afvraagt wat u gaat doen, loopt u de kans te veel routinewerk te doen. Zonder planning doet u wat er op uw weg komt: wel noodzakelijk, vaak zelfs urgent, maar niet altijd belangrijk. U loopt de kans slachtoffer te worden van de zogenaamde “dictatuur van de urgentie”. De dictatuur van de urgentie berust op verdraaiing van prioriteiten: wegvluchten in routineklussen. Een van de criteria voor goed management is het vermogen urgente en belangrijke taken te onderscheiden.
- Vaak mislukt planning omdat het blussen van brandjes een groot deel van dagelijkse werkzaamheden beslaat, in plaats van plannen maken voor morgen zodat brand voorkomen kan worden.
- Een goede planning begint bij het stellen van doelen: wat wil/kan/moet ik vandaag doen? Om uw doelen te verwezenlijken, moet u ze duidelijk zichtbaar maken, en uw tijd aan de juiste dingen besteden.
- Om dit mogelijk te maken, moet u een goed inzicht hebben in uw functie met de daarbij behorende functiegebieden. Functiegebieden zijn de belangrijkste gebieden in uw werk.
- Bij het vaststellen van uw eigen functiegebieden moet u proberen het aantal te beperken (denk aan ongeveer vijf gebieden).
Functiegebieden bepalen
Functiegebieden zijn de voornaamste gebieden waarop resultaten moeten worden behaald. Er zijn verschillende manieren om uw functiegebieden te kiezen, bijvoorbeeld:
- Maak een lijst van al uw dagelijkse activiteiten zoals die in uw hoofd opkomen. Probeer deze logisch te groeperen en geef iedere groep een titel; maak er een functiegebied van.
- Ga na wat het doel van uw betrekking is of welke eisen deze aan u stelt. Stel uzelf dan de vraag: “Op welke hoofdpunten (functiegebieden) moet ik mijn inspanningen richten om die te realiseren?” Stel uzelf de vraag: “Als mijn baan of afdeling zou worden afgeschaft, welke belangrijke terreinen (functiegebieden) zouden dan verwaarloosd worden?”
- Definieer uw functiegebieden op grond van uw overtuigingen en vaardigheden.
In de praktijk zullen bovenstaande methoden vaak gecombineerd moeten worden om tot een bevredigend resultaat te komen. Bij het bepalen van uw eigen functiegebieden kunt u gebruik maken van diverse informatiebronnen, zoals taakomschrijvingen, besluiten/maatregelen van directie, een gesprek met uw chef, bedrijfsdoelstellingen of bestaande procedures.
Daarnaast zou u zichzelf een of meer van de volgende vragen kunnen stellen.
- Op grond waarvan word ik beoordeeld?
- Welke activiteiten leveren mij lof/kritiek op?
- Welke bevoegdheden heb ik en hoe ver gaat mijn verantwoordelijkheid?
- Hoe besteed ik mijn tijd?
- Op welke terreinen kan ik resultaten voor het bedrijf en/ of mijzelf boeken?
Richtlijnen voor het definiëren van functiegebieden
Probeer bij het definiëren van uw functiegebieden op de volgende dingen te letten:
- Houd het kort. Gebruik niet meer dan drie tot vier woorden.
- Een titel van een functie gebied moet een omschrijving zijn van een gebied waarbinnen resultaten moeten worden behaald, niet van een specifiek doel of prestatienorm (bijvoorbeeld “nieuwe markten” in plaats van “nieuwe markten ontwikkelen”).
- Uw functiegebieden moeten alle aspecten van uw werk bestrijken.
- Functiegebieden moeten zonder meer duidelijk zijn voor de mensen met wie u werkt.
- Wanneer twee functiegebieden in feite aspecten van dezelfde zaak zijn, moeten ze tot één gecombineerd worden.
- Uw functiegebieden moeten binnen de sfeer van uw bevoegdheden en verantwoordelijkheden blijven en zo mogelijk ook gescheiden zijn van de functiegebieden van collega's, chef of medewerkers.
Ze mogen ook geen activiteiten omvatten die u naar uw medewerkers heeft gedelegeerd, ook al draagt u daarvoor wel de verantwoordelijkheid.
Indien u uw functiegebieden heeft bepaald, handel dan als volgt.
- Stel per functiegebied vast wat het doel is dat u binnen dit gebied wilt behalen.Maak een lijst van alle werkzaamheden (taken) die voortvloeien uit de door u geïnventariseerde functiegebieden en de daaraan gekoppelde doelen.
- Verdeel de werkzaamheden in:Actief, positief: datgene wat direct bijdraagt tot het bereiken van uw doel.Reactief: de noodzakelijke beslommeringen, maar die niet direct bijdragen tot het bereiken van het doel.
- Deel vervolgens uw tijd in uw agenda in:
Plan voor actieve, positieve taken en reserveer tijd voor reactieve taken.
Voor meer informatie over timemanagement, bekijkt u deze pagina's:
Timemanagement en tijdverspillers