Timemanagement - aanpak externe tijdverspillers

Als u weet welke taken u moet plannen en hoeveel tijd u moet reserveren voor reactieve en routinematige klussen, willen we een aantal adviezen bespreken die u helpen zo efficiënt mogelijk uw doel te bereiken. In dit artikel hebben we een onderscheid gemaakt tussen tijdverspillers van het type A en het type B. Hier gaan we dieper in op de externe tijdverspillers.

Aanpak externe tijdverspilIers

De grootste externe tijdverspillers zijn:

• vergaderingen
• telefoontjes
• papierwinkel (verwerken van post)
• bezoekers
• tegenstrijdige en onduidelijke prioriteiten

 

Vergaderen

Over het algemeen worden vergaderingen als grote tijdverspiller ervaren. Er wordt dan ook zeer regelmatig vergaderd in het bedrijfsleven. Gemiddeld gaat 10% van de salariskosten op aan vergadertijd. Hoe kunt u tijdverlies beperken? Hier volgen enkele tips.

• Beperk uw aanwezigheid. Ga alleen naar die vergaderingen waar uw aanwezigheid noodzakelijk is (spreek dit af).
• Zoek alternatieven voor een vergadering. Bekijk vooraf of de bijeenkomst noodzakelijk is. Kunnen agendapunten niet op een andere manier afgewikkeld worden?
• Laat de stukken vooraf rondsturen en lees deze

 

Indien u voorzitter bent:

• Houd het aantal deelnemers beperkt tot diegene die noodzakelijk bij de vergadering aanwezig moeten zijn.
• Kies het juiste tijdstip. De noodzakelijke mensen en de informatie moeten beschikbaar zijn.
• Stel voor uzelf duidelijk het doel van de vergadering vast.
• Stuur de agenda van tevoren toe. Dat helpt de deelnemers zich voor te bereiden.
• Stel eindtijden vast voor zowel de vergadering als voor afzonderlijke agendapunten.
• Zorg voor duidelijk besluiten en afspraken.

 

Telefoontjes

Binnenkomende gesprekken:

• Plan een bepaalde tijd in waarop u niet gestoord mag worden. U laat telefoontjes opvangen door een secretaresse. Laat haar beoordelen welke telefoontjes dringend genoeg zijn om aan u door te verbinden.
• Als u volledig bereikbaar wilt blijven, vraag dan of u terug mag bellen als iets niet binnen enkele seconden afgehandeld kan worden.

 

Uitgaande gesprekken:

• Laat, als het kan, een secretaresse de telefoonnummers draaien. Dat bespaart u veel wachttijd.
• Kies een geschikt moment op de dag als u zelf wilt bellen. Vlak voor lunchtijd of aan het einde van de dag hebben mensen zeer waarschijnlijk tijd voor u.
• Maak een lijstje van mensen die u wilt bellen en schrijf op waarover u het wilt hebben.
• Merkt u dat telefoongesprekken veel tijd verspillen, stel uzelf dan als doel dat u de gesprekken niet langer dan vijf minuten wilt laten duren.
• Kijk kritisch naar hoe u het gesprek opent en sluit. “Hallo Kees, lang niets van je gehoord. Hoe staan de zaken op dit moment?” leidt vaak tot een lang verhaal. U kunt beter openen met “Hallo Kees, als je de tijd hebt wil ik graag een paar korte antwoorden op de volgende vragen:”
  U kunt effectief afronden door het gesprek kort samen te vatten.

 

Post en papierwinkels

We worden vaak overspoeld door papieren. Het lezen en verwerken ervan kost vaak veel tijd. Het opbergsysteem voor schriftelijk materiaal zorgt soms voor veel tijdverlies. Als men iets niet snel kan terugvinden, blijft dat een tijdverspiller en een bron van irritatie. Het is dus van groot belang dat u werkt met een goed en duidelijk archiefsysteem.

Een paar tips:

• Selecteer, dat wil zeggen: gooi meteen datgene weg wat niet bewaard hoeft te worden. Kies voor de materialen die u wel kunt gebruiken een passend archiefsysteem.
• Probeer ideeën en invallen die u hebt meteen vast te leggen. Bijvoorbeeld in een notitieblokje of op een cassettebandje. Verzamel de ideeën, bijvoorbeeld in een ideeënordner.
• Train uzelf (of degene die dit klusje voor u kan verzorgen) in het opruimen van uw ordners. Verwijder bijvoorbeeld alles wat ouder is dan een jaar, of wat geen verband meer houdt met datgene waar u op dit moment mee bezig bent.
• Als u brieven, nota's, verslagen en dergelijke van uw bureau oppakt, leg ze dan niet weer neer zonder er een bestemming aan te geven: of in de map “verwerken” of in de map “opbergen”. Zo houdt u uw werkblad schoon.
• Zorg dat aan de buitenkant van uw ordners staat wat er werkelijk in zit. Zo kan iemand anders ook van uw archief gebruik maken.

 

Post

Bij het binnenkomen van post gaat u meteen selecteren: wat wel en wat niet beantwoorden en wat kan meteen weg. Beantwoord brieven meteen indien de brief om een reactie vraagt. Ga als volgt te werk:

• Lees de brief met aandacht en onderstreep de kernwoorden
• Wat wilt u antwoorden?
• Zet kort een paar punten op een kladblaadje.
• Zet ze daarna in de volgorde waarin u ze wilt behandelen.
• Zet het antwoord op papier. Gebruik een actieve stijl (zonder de werkwoorden 'worden' en 'zijn') en maak niet te lange zinnen. Controleer de brief.
• In het eerste deel komt het antwoord op de vragen:Waar gaat het over? (onderwerp)
  Wat heb ik ermee te maken? (belanghebbende)

• In het tweede deel komen uw eigen mededelingen:
  Wat is uw reactie?
  Wat wilt u als schrijver? (afspraak, verzoek, samenvatting)

 

Sommige inkomende briefjes lenen zich er uitstekend voor om in de kantlijn uw antwoord te schrijven Vooral memo's. Deze snelle werkwijze kan veel onnodige tijdverspilling voorkomen. Indien u veel met memo's werkt, is het raadzaam eens te analyseren: hoeveel u er gemiddeld per dag schrijft, of die allemaal noodzakelijk zijn, of ze niet korter kunnen en of ze de snelste en meest effectieve manier zijn om de bewuste boodschap over te dragen.

Bezoekers

Onverwachte bezoekers:

Als u niet gestoord wilt worden, doe dan in ieder geval uw deur dicht. Zeker bij 'open-deur' afdelingen is dat meteen al een signaal. Indien u met zeer belangrijk werk bezig bent, kunt u zelfs overwegen om ergens anders te gaan zitten. Reserveer een aantal uren voor belangrijke taken en laat u gedurende die tijd niet storen.

Vraag bezoekers om op een ander tijdstip terug te komen. Dat kost vaak moeite. Het is zowel voor u als voor de bezoeker misschien een welkome afspraak: voor de bezoeker is het vervelend als hij weer weggestuurd wordt. Zorg daarom voor een positieve reactie naar de bezoeker toe. Spreek af wanneer u wel tijd heeft voor een gesprek. U kunt ook een soort bezoekuur instellen, bijvoorbeeld aan het eind van de ochtend of middag.

Bezoek op afspraak:

U ontvangt natuurlijk ook bezoekers die een afspraak met u hadden gemaakt. Vaak duurt een dergelijke afspraak langer dan u van tevoren had gedacht. Vandaar de volgende tips:

• Als u een afspraak maakt bij een ander, dan hebt u het voordeel dat u zelf kunt bepalen wanneer u weg gaat.
• Bij een bezoek is het verstandig om het gesprek te beginnen met een afspraak over de tijd die er beschikbaar is voor het voeren van een gesprek.
• Bereid uw gesprekken goed voor. Geef aan het begin van het gesprek precies aan welke punten besproken moeten worden Hiermee kunt u veel tijd winnen.
• Uw bezoekers houden een tevreden gevoel over aan het gesprek als u alle aandacht aan hen kunt geven. Probeer daarom storingen te voorkomen. Laat bijvoorbeeld telefoongesprekken tegenhouden.

 

Tegenstrijdige en onduidelijke prioriteiten

Indien uw functie niet duidelijk omschreven is of indien u niet precies weet waar u binnen uw werk de meeste aandacht aan moet geven, dan betekent dat onnodig tijdverlies. In dat geval is het van belang meteen aan de bel te trekken.

Vraag helderheid over

• de hoofdgebieden waarop u werkzaam moet zijn;
• uw verantwoordelijkheden;
• de prioriteiten die u moet stellen;
• de taken die u moet uitvoeren.

Zorg dat uw werkzaamheden geen overlap vertonen met die van collega's. Dit zijn punten die de organisatie (het bedrijf) in principe geregeld moet hebben, maar die belemmerend werken als ze niet of niet goed geregeld zijn. U hebt er dan last van en het is aan u om het probleem aan de orde te stellen.

Lees meer over timemanagement op deze pagina's:

Tijdverspillers

Tijdbesparende technieken