Personeelsbeoordeling - Mogelijke beoordelingsfouten
Beoordelen vraagt van beoordelaars dat zij het systeem kennen. Maar dan nog blijkt objectief beoordelen bijna onmogelijk. Uw mening blijft immers subjectief. Om uw oordeel minder subjectief te maken is het van belang zo veel mogelijk feiten te noemen in uw beoordeling. In het gesprek zelf komt de boodschap objectiever over wanneer u let op uw woordkeus. Zinnen die beginnen met 'ik voel' of 'ik schat in' of 'ik ben bang dat zijn per definitie subjectief. Start daarom uw zinnen met 'ik weet of 'ik heb gezien' of 'ik constateer'. Nadenken over zinnen helpt dus al om de beoordeling anders te laten over komen.
Veel voorkomende beoordelingsfouten
- Recente prestaties te zwaar laten wegen
Mensen functioneren zelden het gehele jaar door op één stabiel niveau. Bij het beoordelen van het functioneren van een medewerker over bijvoorbeeld een heel jaar is de kans groot dat we ons in ons oordeel vooral laten leiden door de ervaringen van de laatste 2 - 3 maanden. Het is dus zaak bewust stil te staan bij het functioneren gedurende de gehele beoordelingsperiode. In de praktijk blijkt het raadzaam om per kwartaal een korte tussenbalans van sterke en zwakke prestaties te maken
- Te soepele of juist te strenge beoordeling
In het eerste geval valt de beoordeling dan meestal positiever uit dan de werkelijkheid verdragen kan. Een reden voor dit gedrag bij beoordelaars kan zijn: het besef dat je sterk afhankelijk bent van de medewerker en dat een negatieve beoordeling en hieraan gekoppelde negatieve beloningsconsequentie de samenwerking met de medewerker te zeer zal schaden.
De consequenties van een te soepele beoordeling zijn o.a. dat de beoordeling niets voorstelt of dat beloningsverhoudingen t.o.v. daadwerkelijke prestaties scheef komen te liggen. Ook het op ieder slakje zout leggen is zeer gevaarlijk omdat daarmee de kans te groot wordt dat de medewerker niet goed kan zijn.
- Algemeen oordeel beïnvloedt oordeel op afzonderlijke onderdelen
Bijvoorbeeld een positieve totaalindruk van de medewerker, kan positief doorwerken in de beoordeling op onderdelen
- Alles is voldoende tot goed
Sommige mensen stellen zich veilig op door liever geen sterke (positieve of negatieve) oordelen te geven maar gematigde: "Het is niet slecht èn het is niet goed maar redelijk of voldoende"
- De beoordelaar vergelijkt de beoordeelde met zichzelf
Stel u kunt de werkzaamheden op 120% uitvoeren t.o.v. een normale medewerker die zijn werk goed doet. De kans is dan groot dat u de verkeerde maatstaf gebruikt, met als gevolg dat uw medewerkers relatief slechte beoordelingen krijgen. Een ander gevaar is dat bepaalde gezichtspunten of werkzaamheden onvoldoende zorgvuldig beoordeeld worden (bijvoorbeeld: waar u zelf niet goed in bent of wat u zelf niet zo belangrijk vindt).
- 'Men zegt'
Het afgaan op wat anderen zeggen. Dit leidt namelijk vaak tot de vraag: “Wie bedoel je hiermee?” Het blijft belangrijk om observaties zelf te doen en eventuele uitlatingen van andere te toetsen aan feitelijkheden.
- "Wij hebben besloten dat”
Verschuilgedrag van de beoordelaar. Spreek daarom altijd in de ik-vorm. Het blijft uw oordeel en daar staat u toch immers achter?
Tips voor het voorkomen van beoordelingsfouten
- Bereid u tijdig en grondig voor.
- Baseer uw beoordeling op feiten. Oordeel aan de hand van feitelijk gedrag en prestaties.
- Oordeel over een langere periode. Het is daarom aan te raden om uw gespreksverslagen van bijvoorbeeld werkbesprekingen erop na te slaan.
- Beoordeel aan de hand van de functieomschrijving met de kerntaken en verantwoordelijkheden en de functiecompetenties. Schakel desnoods meerdere beoordelaars in. Bespreek deze beoordelingen. Houd dus een soort voorbespreking. Met name is dit van belang wanneer de medewerker in ploegen werkt, op projecten wordt ingezet of gedetacheerd wordt.
- De beoordeling geeft weer hoe u erop kijkt. Vul uw beoordeling dus alvast met pen in - en niet met potlood - op het formulier. Geef desnoods de te beoordelen medewerker inzicht in uw beoordeling. Over uw mening valt - in principe - niet te onderhandelen. Hooguit kunt u over de feiten die aan uw mening ten grondslag liggen discussiëren. Zie hieronder voor de verschillende gespreksmethoden.
Gespreksmethoden
Er worden meestal drie methoden onderscheiden om het beoordelingsgesprek vorm te geven:
- De Tell and Sell-methode
Hierbij doet de beoordelaar mededeling van de zaken die de beoordeelde dient te verbeteren, De beoordelaar geeft hierbij aan hoe dit zou moeten. De beoordelaar blijft bij zijn standpunt en verkoopt dit als het ware aan de beoordeelde (tell and sell).
- De Tell and Listen-methode
De beoordelaar is bereid om te luisteren naar de reactie van de beoordeelde. Hij vraagt nadat hij zijn oordeel heeft uitgesproken naar de mening van de beoordeelde. Het oordeel blijft echter ongewijzigd. Alleen als de feitelijkheden onvoldoende bewijs leveren of als de beoordeelde andere feiten kan weerleggen, is de beoordelaar bereid tot verandering van zijn oordeel.
- Problem Solving
Bij deze gespreksmethode kan de vraag wel eens opdoemen van ‘is dit wel een beoordelingsgesprek?' Bij deze methode komen beoordeelde en beoordelaar samen in open overleg tot de overtuiging dat er iets moet worden gewijzigd en bespreken samen hoe dat zou kunnen gebeuren. De leidinggevende heeft in dit geval meer een helpende rol dan een beoordelende rol. Deze rol vinden wij dan ook meer passen bij het functioneringsgesprek.
De Tell and Sell en de Tell and Listen methode worden het meest gehanteerd bij beoordelingsgesprekken.