Personeelsbeoordeling – Beoordelingsgesprekken voeren
In het beoordelingsgesprek geeft de leidinggevende een beoordeling over het totaal functioneren van de medewerker, over de afgelopen periode. De leidraad hiervan vormt de functieomschrijving. In deze functieomschrijving zijn namelijk de kerntaken en verantwoordelijkheden tezamen met de benodigde competenties verwoord. Beoordelen kan grofweg ingedeeld worden op twee manieren:
- Inputgericht: op basis van wat de medewerker moet doen: de kerntaken en verantwoordelijkheden, ofwel de werkzaamheden.
- Outputgericht: op basis van de resultaten, ofwel de doelen die van tevoren zijn afgesproken. (MBO: Management by Objectives).
Waarom beoordelen?
Beoordelen is om meerdere redenen belangrijk.
- Een juiste beoordeling van het functioneren is de basis waarop beslissingen ten aanzien van aanstelling, beloning (vaste loon en prestatie/variabel loon), promotie, opleiding en dergelijke gemaakt worden.
- Medewerkers willen van tijd tot tijd horen wat de leiding van hun functioneren vindt en welke waardering dat oplevert. Juiste beoordelingen bevorderen de communicatie en het gezag van de leidinggevende.
- Van een juiste beoordeling gaat een motiverende werking uit, zelfs als die beoordeling op onderdelen negatief is. Er ontstaat een beeld van de ontwikkelingsmogelijkheden (het potentieel) onder de aanwezige medewerkers. En dat is weer van belang met het oog op de bezetting van kernfuncties in de toekomst. Beoordelen is dus ook van belang bij management development en loopbaanbegeleiding.
Zorgvuldigheid is het parool bij personeelsbeoordeling. Om die zorgvuldigheid te waarborgen gaan steeds meer bedrijven ertoe over om een personeelsbeoordelingssysteem in te voeren. Dit betekent dat het doel van beoordelen voor bedrijf en medewerkers, de aanpak, de beoordelingscriteria en maatstaven schriftelijk zijn vastgelegd, zodat iedereen in het bedrijf weet wat de bedoeling is.
De aanpak: Inputgericht beoordelen
We beoordelen het:
- Wat: de uitgevoerde taken/werkzaamheden, de kwaliteit van het werk.
- Hoe: met welk gedrag gaat dit gepaard? Of wel aan de hand van tevoren vastgestelde criteria (uit de functieomschrijving).
Om de beoordeling zorgvuldig te doen, worden er normen gesteld. Dit alles wordt vervat in een beoordelingsformulier.
Het 'wat' bepalen
Er zijn bedrijven die personeelsbeoordeling invoeren om beslissingen over vaste aanstelling, promotie, ontslag te verantwoorden. In sommige bedrijven wordt personeelsbeoordeling gebruikt om de productiviteit en de kwaliteit van het personeel te meten en te stimuleren. Andere bedrijven leggen het accent op het vaststellen van opleidingsbehoeften aan de hand van beoordelingen. Er zijn bedrijven die kiezen voor een systeem van potentieel beoordeling. Weer andere bedrijven kiezen voor een systeem dat gebruikt wordt om rechtvaardig te belonen. Hoe meer doelen voor ogen staan, hoe hoger de eisen zijn. Devies is dat het management duidelijk maakt 'wat er beoordeeld wordt. Zodat de medewerker weet waar ernaar gekeken wordt.
Criteria bepalen: het 'hoe' bepalen
- Hoe: met welk gedrag het werk gepaard gaat en in welke mate aan de criteria wordt voldaan.
Deze criteria kunt u het best halen uit de functieomschrijving, ofwel de functiecompetenties. Daarnaast kunt u organisatiecompetenties benoemen, dit zijn competenties waaraan al het personeel dient te voldoen.
Uit de criteria kunt u:
- 4 tot 8 criteria kiezen die kritiek zijn voor de functievervulling
- 2 tot 4 criteria kiezen die voor alle medewerkers gelden (organisatiecompetenties).
Het aantal criteria is dan te overzien en u stimuleert dan zowel het functiegedrag als het organisatiegedrag. Van groot belang is het om criteria te kiezen die de medewerkers aanspreken en waarvan men het belang erkent. Dit verhoogt namelijk de acceptatie.
Geen abstracte maar duidelijke criteria
In de praktijk zijn er veel criteria die nogal abstract zijn. Het gevaar is dan aanwezig dat de één er heel iets anders onder verstaat dan de ander. Voorbeelden van begrippen waarover in de praktijk vaak onduidelijkheid ontstaat zijn o.a. kwaliteit, flexibiliteit, commercialiteit en motivatie. Ons advies is dan ook: definieer de criteria. Maak duidelijk wat u met een bepaald criterium bedoelt. Bij wijze van voorbeeld volgen hier enkele voorbeelden van beschrijvingen:
- (Vak)kennis van zaken
De mate waarin de medewerker op de juiste momenten blijk geeft van zijn vakkennis en vaardigheden en deze ook bijhoudt.
- Teamgeest en samenwerking
De mate waarin de medewerker bijdraagt aan het goed functioneren van het team en collega's helpt als dat nodig en mogelijk is.
- Allround inzetbaarheid
De mate waarin de medewerker op verschillende plaatsen en voor verschillende werkzaamheden inzetbaar is.
- Motivatie en betrokkenheid
De mate waarin de medewerker zich inzet voor een goede en slimme taakuitvoering voor het bedrijf, de klanten en collega's.
De norm stellen: vooraf duidelijkheid scheppen
Een volgende keuze bij personeelsbeoordeling betreft de beantwoording van de vraag wat onder goed functioneren wordt verstaan en op welke manier er beoordeeld gaat worden.
In principe moeten beoordelaar en beoordeelde het altijd eerst met elkaar eens worden over de vraag wanneer er sprake is van goed functioneren. Voor sommige criteria kunnen algemene bedrijfsnormen gelden, zoals aanwezigheid en verzuim. Voor de meeste criteria wordt de norm per functie of medewerker afgesproken. Bij de meeste systemen gebruikt men vergelijkingsschalen met 3 tot 5 keuzemogelijkheden per criterium. De beoordelaar moet dan aankruisen hoe de medewerker in werkelijkheid functioneert ten opzichte van de norm of eis.
Beoordelen als een continu proces
Aan het beoordelingsgesprek zijn vaak consequenties verbonden: voor de beloning, aanstelling, eisen voor de toekomst, etc. Er wordt dan ook veel belang aan dit gesprek gehecht met als gevolg dat dit gesprek enige tot zeer grote lading kan hebben. Mensen zijn heel erg gevoelig voor het oordeel dat anderen over hen hebben.
Dit geldt met name voor de beoordelingen van mensen die belangrijk voor hen zijn, zoals de collega's en de leiding van het bedrijf. Een verkeerd oordeel of vooroordeel leidt dan ook al gauw tot oplopende spanningen, samenwerkingsproblemen en wantrouwen. Dit kan voorkomen worden. Beoordelen van personeel dient te worden beschouwd als een continu proces van de manager. Daarmee bedoelen wij te zeggen dat bij het beoordelen de gehele beoordelingsperiode in beschouwing moet worden genomen. Daarnaast moet met het bespreken van zaken die nader overleg behoeven, niet wachten tot de periodieke beoordelingsgesprekken. Berichtgevingen mogen geen verrassing meer vormen tijdens dit gesprek maar dienen eerder aan de kaak te zijn gesteld.