Voorzittersfunctie van een vergadering

De voorzitter is de meest belangrijke én minst belangrijke persoon in een vergadering. Je bent als voorzitter verantwoordelijk voor de voorbereiding, het verloop en het doorpakken van een vergadering, maar je moet de deelnemers ook tijd en ruimte geven om goed te communiceren. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste taken van een voorzitter:

Voorbereiding van de vergadering

• Agendering, uitnodiging, organisatie
• vaststellen relatieve belang van agendapunten
• notulen vorige vergadering bekijken op actiepunten (wie, wanneer gereed, wat)
• gewenste doel van behandeling per agendapunt (mededeling, orïëntatie, besluitvorming)
• hoeveel tijd per agendapunt
• verslaglegging
• eventuele hulpmiddelen beschikbaar

 

Tijdens de vergadering

• vaststellen van vergader- en besluitvormingsprocedures
• per agendapunt:
• formuleren van probleemvraag/startstandpunt
• toetsen mate van informatie-gelijkheid
• toetsen mate van beeld-gelijkheid
• stimuleren van onderlinge confrontatie
• bewaken procedures
• bewaken van agenda-thema
• samenvatten discussie
• afronding punt met eenduidig besluit (dit vastleggen in verslag)

 

Na de vergadering

• notulen corrigeren
• informeren van sleutelfiguren over resultaten van de vergadering
• controle op voortgang actiepunten (wie, wanneer gereed, wat)