Vergaderen – Functies van vergaderen
Waarom vergaderen we eigenlijk? Je kunt ook alleen problemen oplossen zonder overleg. Een brief, een memo, een paar telefoontjes, een gesprek onder vier ogen... er zijn andere manieren om informatie uit te wisselen, besluiten te nemen of mededelingen te doen. Waarom dan vergaderen?
Daarbij komt nog dat de vraag: "Wat vindt u van de vergaderingen die u meemaakt?", vaak de volgende antwoorden oplevert:
- Ze duren te lang
- De besluiten zijn toch al genomen, wat doe je er eigenlijk
- Wat je ook rondstuurt van tevoren, de helft leest het niet
- We zitten er met 25 man, van echt overleg is geen sprake
- Iedereen praat maar een eind weg, niemand luistert. We houden ons zelden aan het agendapunt; je begint met het behandelen van een punt en iemand anders wil wat toevoegen, een ander doet ook weer een woordje en weidt uit over andere zaken, kortom we dwalen af en besluiten niks.
Over het algemeen is men dus niet tevreden over de wijze van vergaderen. De efficiency van het hele gebeuren kan hoger. Waarom dan vergaderen?
Als antwoord op deze vraag gaan wij nu in op datgene wat de functie van en de aanleiding tot een vergadering kan zijn. De functie van een vergadering hebben we uitgesplitst in: samen zijn, samen weten, samen werken en samen uitvoeren.
Vergaderfunctie 1: Samen zijn
Een vergadering heeft een sociale functie, die niet door een telefoon kan worden overgenomen. De groep is samen en dat geeft de leden een gevoel van erbij te horen. Dat is vooral belangrijk voor de mensen in de buitendienst of op een vestiging, die ver van de "haard van de zaak" verwijderd is.
Vergaderfunctie 2: Samen weten
Een groep heeft een dosis gezamenlijke kennis. Iedereen is op de hoogte van bepaalde zaken en principes en weet ook wat van elkaar. Deze achtergrond vergemakkelijkt de uitwisseling van nieuwe informatie. Een enkel woord, een korte opmerking, hoe nietszeggend ook voor een buitenstaander, kan voor een groepslid een wereld doen opengaan. Het samen weten is daarom een goede basis voor het samenwerken.
Vergaderfunctie 3: Samen werken
Een groep heeft een groter creatief vermogen dan een enkeling. De afzonderlijke leden kunnen elkaar inspireren bij het zoeken naar oplossingen. Zelfs een absurd idee van de een, kan de ander weer op betere gedachten brengen. Juist in het voortbouwen op elkaars ideeën en in het combineren daarvan, schuilt de creatieve kracht van een groep. De vergadering is daarom een ideale plaats om snel informatie uit te wisselen en te combineren om zo met elkaar tot een efficiënte probleemoplossing te komen.
Vergaderfunctie 4: Samen uitvoeren
Meedoen schept verplichtingen. Wie betrokken is geweest bij de besluitvorming, is meer gemotiveerd om plannen uit te voeren. Bezwaren tegen besluiten bestaan dikwijls voor 1/10 uit "echt" bezwaar en voor 9/10 uit wrevel, omdat men gepasseerd is. Zo kan zelfs een "tegenstemmer" zich bereid verklaren mee te werken, als er maar serieus geluisterd is naar zijn argumenten.