Werving – sollicitatiegesprekken voeren

Zowel voor u als de sollicitant is een sollicitatiegesprek een belangrijk gesprek. U wilt het nodige te weten komen en een indruk van de sollicitant krijgen. Aan de andere kant wil de sollicitant zich goed presenteren en te weten komen bij wat voor bedrijf hij mogelijk terechtkomt en wat hij van u mag verwachten.

Voorbereiding

Als selecteur dient u binnen een beperkte tijd informatie te verkrijgen van de sollicitant die nodig is om te beoordelen of de sollicitant geschikt is voor de functie. Om kandidaten goed met elkaar te kunnen vergelijken is het van belang bij elk gesprek dezelfde aanpak te hanteren. Een goede voorbereiding is belangrijk om een efficiënt en gestructureerd interview te kunnen voeren. Het functieprofiel, de basis, waaruit voortvloeit welke competenties van belang zijn en dus aan welke criteria (eisen) een kandidaat moet voldoen, brengt structuur in een gesprek.

Daarnaast is het aan te bevelen van tevoren een gespreksleidraad of checklist te maken met daarop de gespreksitems die u wilt aansnijden. Aan iedere sollicitant worden voor de betreffende functie dezelfde vragen voorgelegd. Het is aan te raden om het eerste gesprek met z'n tweeën te voeren. Hoe meer observaties er worden verricht, hoe betrouwbaarder de conclusie is.

Opbouw van eerste gesprek

Voor een goed gespreksverloop adviseren wij u een aanpak te volgen die 5 fasen omvat.

Fase 1: Ontvangst en begin

Zorg voor een goede ontvangst, biedt iets te drinken aan; Plaats een ijsbreker wanneer blijkt dat de kandidaat erg gespannen lijkt: "Kon u het gebouw makkelijk vinden?"

• Vertel kort wie u bent
• Vertel hoe het gesprek gaat verlopen en hoe lang het maximaal zal duren
• Vertel welke plaats het gesprek inneemt in de procedure en wat het specifieke doel is van het gesprek; Geef aan dat u vragen van de sollicitant graag zult beantwoorden
• Vertel dat u aantekeningen maakt tijdens het gesprek zodat u later bepaalde zaken nog eens kunt herlezen

 

Fase 2: Informatie over de organisatie en de functie

Om de sollicitant een zo duidelijk mogelijk beeld te geven van zijn functie en werkzaamheden, wordt begonnen met het verstrekken van beknopte achtergrondinformatie over het bedrijf. Onderwerpen die aan de orde kunnen komen zijn:

• de belangrijkste doelen van de organisatie
• de aard en werkzaamheden van de organisatie
• de structuur van de organisatie (organogram)
• de plaats van de functie van de sollicitant in de organisatie
• wijze waarop de communicatie verloopt binnen de organisatie
• activiteiten die het afgelopen jaar zijn ontplooid
• informatie geven over de functie.

 

Van groot belang in deze fase zijn niet alleen structuur en bondigheid, maar vooral ook aantrekkelijkheid. U bepaalt niet alleen zelf of de kandidaat geschikt is, de sollicitant zelf bepaalt ook of hij de organisatie en de mensen van deze organisatie aantrekkelijk genoeg vindt om hier deel van uit te gaan maken.

Fase 3: Beeld van de sollicitant

In grote lijnen kunt u deze fase opsplitsen in drie thema's:

1. Motieven voor de sollicitatie:

• Waarom vindt de sollicitant deze functie en organisatie aantrekkelijk?
• Wat lijkt de sollicitant positief en wat minder?
• Wat is de reden dat de sollicitant weg wil bij zijn huidige werkgever?

 

2. Doornemen van het CV:

Opleiding, cursussen

• Waarom heeft de sollicitant voor een bepaalde opleiding gekozen?
• Wat wilde hij hiermee bereiken?
• Hoe verliep de opleiding (positief afgerond?)
• Wat vindt de sollicitant van ontwikkeling c.q. opleiding in het algemeen en wat verwacht hij van bij zijn toekomstige werkgever?

 

Arbeidsverleden

• Welke functies zijn hiervoor vervuld?
• Wat trok de sollicitant aan in die functies?
• Herkent u de logica in de opvolging van functies?
• Had dit te maken met promotie, functieverbreding, verdieping, verbetering?
• Wat vond hij minder aantrekkelijk in de functies?

 

Verloop cv

• Waar zitten gaten in het cv?
• Wat zijn de redenen van die gaten?

 

3. Inhoud van de functie en de functiecriteria (competenties)

Voordat u met vragen omtrent de criteria begint, is het handig wanneer u, ter voorbereiding op dit gesprek aan de hand van het functieprofiel, vragen heeft geformuleerd die u aan alle sollicitanten stelt. Om deze fase meer diepgang te geven en breder in te gaan op de specifieke competenties kan het STAR-model een hulpmiddel zijn. Dit STAR-model wordt hieronder nader toegelicht.

De letters STAR staan voor:

Situatie: de concrete situatie, die leidde tot het vertoonde gedrag.

Taak: de taak (opdracht) van de kandidaat in die situatie

Actie: wat heeft de kandidaat toen gezegd, gedaan (of juist nagelaten te doen)

Resultaat: wat was het resultaat van deze actie

Het is de kunst in het interview de kandidaat ertoe te bewegen voorbeelden te geven van situaties uit het verleden, die vergelijkbaar zijn met situaties in de toekomst. Per voorbeeld wordt onderzocht wat voor soort situatie dit was, en met name welke taak (opdracht) de kandidaat daarbij had: wat werd er van hem verwacht of wat moest hij doen? Vervolgens dient u te vragen naar wat de kandidaat heeft gedaan: de actie. Daarmee zijn we er echter nog niet. Er moet vooral gevraagd worden wat het effect van deze actie was: wat gebeurde er daarna? Dit noemen we het gevolg van de actie: het resultaat.

Fase 4: Gelegenheid vragen te stellen, overzicht van de procedure

Wanneer men voldoende informatie van de sollicitant heeft verkregen, krijgt deze zelf de gelegenheid vragen te stellen. Wanneer die zo duidelijk mogelijk zijn beantwoord, geeft men nogmaals in het kort aan hoe het verdere verloop van de procedure zal zijn. Daarbij worden de afspraken zo concreet mogelijk geformuleerd, dus niet: "U hoort zo snel mogelijk van ons". Beter is: "Eind van deze week maakt de selectiecommissie een eerste selectie, voor volgende week woensdag kunt u bericht van ons verwachten of u meedoet in de verdere procedure. De tweede gespreksronde vindt plaats in week ..."

Vaak wordt in een selectieprocedure ook gebruik gemaakt van een psychologisch onderzoek of assessment. Als dit het geval is, dient u de sollicitant in deze fase te informeren en te vragen of hij hieraan wil meewerken. U kunt de sollicitant vragen wat zijn indruk is van het gesprek en of hij zelf verder wil na dit gesprek.

Fase 5: Afsluiting

Bedank de sollicitant voor de medewerking aan het gesprek.

Eindkeuze

Na de gesprekken, eventuele opdrachten, referenties e.d. wilt u uiteindelijk uw keus maken. Dat betekent dat u van de overgebleven sollicitanten alle informatie en indrukken nog eens op een rij zet en met elkaar vergelijkt aan de hand van de volgende vragen:

• Wie voldoet het beste aan de selectie-eisen?
• Wie heeft de best aansluitende werkervaring?
• Wie past het best bij uw bedrijf en in uw team?
• Wie past qua loopbaanontwikkeling het beste bij uw bedrijf en zal dus voor langere tijd bij uw bedrijf blijven?
• Wie past het beste bij uw financiële mogelijkheden?
• In wie heeft u het meeste vertrouwen op een prettige langdurige samenwerking?