Vergaderen - Verschillende vergadervormen
De meeste organisaties hebben een vaste vergaderstructuur. Iedere vorm heeft een naam en de frequentie is vastgelegd. Door je bewust te worden van de verschillende vormen, weet je wat je kunt verwachten. Een aantal veel voorkomende overleggen lichten we toe.
Werkbespreking
Op vaste tijdstippen worden tussen de leidinggevende en medewerkers dagelijks of wekelijks korte werkbesprekingen gehouden aan de hand van een vaste agenda of onderwerpenlijst. Het doel is om iedereen te informeren over de stand van zaken in het werk, de planning door te nemen en eventueel problemen in de uitvoering te bespreken. Besproken wordt wie zich met welke werkzaamheden gaat bezighouden. Nieuwe of gewijzigde procedures worden behandeld. De werknemers maken elkaar attent op zaken die nuttig zijn voor de voortgang.
Werkoverleg
Om uitgebreider met elkaar informatie uit te wisselen en overleg te voeren is het werkoverleg een goede overlegvorm. Dat is bijvoorbeeld het geval als u de medewerkers wil betrekken bij en hen wil motiveren voor het beleid van de onderneming. Wanneer dat overleg plaatsvindt op afdelingsniveau of teamniveau noemen we dat werkoverleg. Het (afdelings)hoofd of de teamleider komt bijeen met de werknemers van de afdeling.
In het werkoverleg is er aandacht voor het nut en de noodzaak van veranderingen of verbeteringen in de bedrijfsvoering, de manier van werken, de werkorganisatie e.d. Het werkoverleg neemt al gauw 2 uur in beslag. Voor elk werkoverleg wordt een agenda gemaakt. De betrokkenheid van werknemers kunt u vergroten door steeds weer andere werknemers een onderwerp te laten voorbereiden. In het werkoverleg komen zaken als acties op de afdeling, wijzigingen op (afdelings)beleid, gerealiseerde en nog te behalen doelen, werkwijze bij procedures e.d. aan de orde. Het kan raadzaam zijn, afhankelijk van het onderwerp, een interne of externe deskundige uit te nodigen om bepaalde zaken toe te lichten.
Overige veelvoorkomende vergadervormen
- Planningsoverleg
- Projectvergaderingen
- Afdelingsvergadering
- Managementteam overleg
- Directieoverleg
- Personeelsbijeenkomst
Zijn de redenen voor vergaderen u nog niet helemaal duidelijk?