Vergaderen – Vergaderrollen

Vergaderingen functioneren alleen als alle rollen goed vervuld worden. We onderscheiden gewoonlijk drie verschillende rollen:

• de voorzitter
• de notulist of secretaris
• de deelnemers

 

Op deze pagina omschrijven we de rollen en geven we tips voor een succesvolle uitvoering.

De voorzitter

Voorafgaand aan de vergadering bereid de voorzitter zich zorgvuldig voor. Het is daarom belangrijk dat de voorzitter ruim op tijd op de hoogte is van zijn taak en de mogelijke agendapunten. De voorzitter richt zich dan op de belangen van de aanbrengers (deelnemers), doelstellingen van de agendapunten, het anticiperen op en hanteren van eventuele complicaties, alsmede de wijze waarop het proces sturing moet worden gegeven.

Tijdens de vergadering is de rol van voorzitter cruciaal. Een goede voorzitter is goud waard, hij heeft de leiding maar is in dienst van anderen. Omdat hij de leiding heeft moet hij de discussie plannen, structureren en in de hand houden. Hij moet ervoor zorgen dat alle leden aan het begin van de vergadering duidelijk voor ogen hebben wat het doel is, hoe zij dat doel moeten bereiken en binnen welke tijdslimiet. De voorzitter dient de deelnemers te motiveren en te stimuleren om een bijdrage te leveren aan de vergadering en het besluitvormingsproces. Hij moet erop toezien dat niemand de vergadering domineert en iedereen stimuleren een zo volledig mogelijke bijdrage te leveren.

De discussie houdt hij op koers en herinnert de deelnemers, indien nodig aan het doel van de bijeenkomst. De voorzitter moet vragen om verduidelijking waarnodig; misverstanden ophelderen, bijdragen analyseren en interpreteren, irrelevante bijdragen verwerpen, luisteren naar bijdragen van anderen en deze coördineren. Tot slot de conclusie van de vergadering samenvatten.

Tips voor de voorzitter:

• Werk met startvragen, kernvragen en gespreksscenario's.
• Bevorder kruisgesprekken (vermijd tweegesprekken).
• Rem spraakzamen af, vraag zwijgzamen om hun mening.
• Vraag om oplossingen en verbeteringen.
• Vergroot de participatie en betrokkenheid door vragen.
• Luister (actieve houding, aantekeningen maken) en vat geregeld samen. . Houd de hoofdlijn vast, noteer zijpaden op een voorraadlijst.
• Geef uw eigen visie het laatst.

 

Notulist of secretaris

Voor het gemak gebruiken we de term notulist: er kan gewerkt worden met een vaste of wisselende notulist. Beide situaties hebben voordelen. Een vaste notulist heeft het voordeel dat na verloop van tijd vrij efficiënt gewerkt kan worden. Betrokkene weet alle aandachtspunten van het notuleren en er zit een vast stramien in. Wisselend notuleren heeft als voordeel dat alle deelnemers door zelf te notuleren begrip krijgen voor deze positie. Ook zal er sprake zijn van een leereffect. Uiteindelijk is de taak van de notulist niet eenvoudig, zeker niet als er gewerkt wordt met een uitgebreid verslag. Belangrijk is dat de notulist ten minste de acties en beslissingen goed vastlegt.

De deelnemers

Het is van groot belang dat de deelnemers het gevoel hebben dat ze tijdens een bespreking meetellen. Alle deelnemers moeten actief betrokken zijn, luisteren en de visie van anderen respecteren, zelfs als ze het daar niet mee eens zijn. Onenigheid, afwijkende meningen of ideeën moeten zo helder mogelijk onder woorden worden gebracht.

De deelnemers moeten de autoriteit van de voorzitter respecteren, zij moeten meewerken in plaats van tegenwerken en helpen problemen op te lossen in plaats van ze te negeren. Zij moeten samenwerken met de andere deelnemers en de voorzitter zodat de doelen verwezenlijkt worden. Zij moeten hun kennis, vaardigheden in dienst stellen van het overleg. Individuele leden mogen de discussie niet domineren en elkaar in de rede vallen en ook anderen stimuleren een bijdrage te leveren. Zij moeten bovendien onderkennen wanneer consensus bereikt is en zijn daaraan gebonden, zelfs als zij het er persoonlijk niet mee eens zijn.