NLP Technieken en begrippen

Vergaderen – Openen van een werkoverleg

Een goed begin is het halve werk. Dat geldt al helemaal voor een vergadering. Vergaderen is net als vliegen: 80% van de ongelukken gebeuren bij start en landing. Op deze pagina lees je hoe het openen van een vergadering bewust en structureel aanpakt.

Vergaderstructuur

De uitvoering van de vergadering bestaat uit het behandelen van de punten op de agenda onder leiding van de voorzitter. Hieronder volgt per agendapunt een uiteenzetting van de wijze waarop de voorzitter het kan aanpakken:

  • Opening, met
  • Welkomstwoord
  • Ingekomen stukken, notulen
  • Doel van de bijeenkomst/agenda
  • Behandeling agendapunten
  • Afspraken
  • Rondvraag
  • Afsluiting

 

Op deze pagina behandelen we de opening; de eerste drie punten van de bovenstaande lijst. Hier lees je over de uitvoering en afsluiting van een vergadering.

Opening deel 1: Welkomstwoord

Allereerst heet de voorzitter de aanwezigen welkom, waarbij hij nieuwelingen of speciale gasten in het gezelschap introduceert. Een deelnemer die een lange tijd ziek is geweest of net terugkomt van een buitenlands verblijf, verdient eveneens wat extra aandacht. Tevens wordt er vastgesteld wie afwezig is en waarom.

Naast het feit dat de voorzitter met deze woorden de verschillende leden wat persoonlijke aandacht geeft en op hun gemak stelt, dient deze introductie voor de deelnemers ook als "besnuffelfase". Als mensen bij elkaar komen, moeten ze eerst elkaar en de situatie even verkennen. Het is een kwestie van wennen, opwarmen en soms van "aftasten". Dit geldt in sterke mate voor een vergadering van mensen die elkaar helemaal niet kennen. Sla je deze fase over, dan doorkruist dit later het werkelijk overleg.

Hiermee is de kop van de vergadering eraf. Een belangrijke zaak, omdat deze vaak bepalend is voor de sfeer en het verdere verloop van de vergadering. Vergaderen is net als vliegen: 80 % van de ongelukken gebeuren bij start en landing.

Opening deel 2: Ingekomen stukken, notulen

De ingekomen stukken worden doorgegeven en de notulen besproken: een noodzakelijk administratie-organisatorisch gebeuren. Geven de notulen goed weer wat er de vorige keer behandeld is? ledereen tevreden? Zijn de afspraken nagekomen? Zo ja, welke resultaten? Zo nee, wat is er misgegaan?

Het is jammer als dit onderdeel te veel tijd in beslag neemt. Tijd ten koste van het eigenlijke vergaderdoel: het afwerken van de agendapunten. Daarom is een goede notulering met een duidelijke afsprakenlijst zo belangrijk. Het zou vervelend zijn, als we beginnen met geharrewar daarover. Het is mogelijk tijd te winnen door de notulen samen met kopieën van de belangrijkste ingekomen stukken rond te sturen voor de vergadering.

Opening deel 3: Doel van de bijeenkomst/agenda

Sommige vergaderingen worden belegd om een specifiek probleem te bespreken. Dan wordt nu het doel van de vergadering uiteengezet. Bij een "routine" vergadering wordt de agenda gepresenteerd.

De conceptagenda is nu geaccepteerd (na wellicht een kleine wijziging of toevoeging) en het doel van de vergadering staat iedereen voor ogen. Het succes voor het verdere verloop ervan hangt nu sterk af van de wijze waarop een en ander wordt aangepakt.

Een vergadering verloopt het meest efficiënt wanneer je een bepaalde vergaderprocedure volgt. Zo'n procedure brengt structuur aan, geeft een "rode draad" aan binnen de vergadering. Iedereen kan de "rode draad" makkelijk volgen en alle opmerkingen over niet aan de orde zijnde thema's kunnen onderscheiden en afgekapt worden.

Spring naar toolbar