Vergaderen - Een werkoverleg voorbereiden

Goede vergaderingen komen niet zomaar uit de lucht vallen. Daar moet je iets voor doen. Niet alleen tijdens, maar ook voor de vergadering. Een goede voorbereiding van zowel de voorzitter als de deelnemers is essentieel voor een succesvolle vergadering. We gaan in op de accommodatie, de uitnodiging en de agenda.

Accommodatie

Allereerst zoeken we een vergaderruimte, de locatie bepaalt voor een deel de sfeer waarin het overleg wordt gehouden. Diverse aspecten dienen bij het kiezen van een geschikte locatie te worden meegewogen.

• Een goede bereikbaarheid van de locatie is belangrijk.
• Daarnaast dient het een locatie te zijn waarin de deelnemers niet gestoord worden door lawaai of telefoon.
• Onmisbaar is de flipover of het schoolbord, overheadprojector of beamer, zo opgesteld dat iedereen kan zien en lezen wat er op komt. Ook andere visuele hulpmiddelen en apparaten kunt u van tevoren installeren en uitproberen.
• Goed zitten is belangrijk, niet te lekker, want dan glijden de deelnemers langzaam en lui onder de tafel. Dat is meestal niet de bedoeling. Bij de opstelling van stoelen en tafels geldt als richtlijn dat iedereen met elkaar oogcontact moet kunnen maken. Zonder oogcontact is communiceren veel moeilijker. Ronde, Uvormige of ovale tafels zijn te prefereren boven lange of rechthoekige tafels. Bovendien is bij deze tafelopstelling de afstand van de voorzitter tot de mensen "op de hoek" te groot. Controle is dan moeilijk. Het gebeurt vaak dat deze mensen "in de hoeken" een eigen leven aan leiden. Er komen onderlinge vergaderingetjes en zelfs onderonsjes met de overburen "op de hoek". Een groep aan een ronde tafel heeft dit probleem niet. Dan zit er niemand meer op en dus mogelijk "in" de hoek.

 

Misschien heeft u de gelegenheid u van tevoren te bezinnen op wie-waar-zit, zodat u dit met naamkaartjes kunt aangeven. De plaatsen dichtbij de voorzitter worden in het algemeen beschouwd als ereplaatsen. Dat heeft een historische achtergrond. We zien daar meestal gasten en zeer gewaardeerde medewerkers. Toch verdient het aanbeveling deze zetels ook weg te geven aan deelnemers die zich minder op hun gemak voelen, bijvoorbeeld mensen die verlegen zijn of niet goed uit hun woorden kunnen komen. De voorzitter kan dan wat extra aandacht aan deze leden besteden. Een ander die daar graag wil zitten is de notulist.

Nog een punt-/ bij het plaatsen van de deelnemers. Tegenover elkaar zitten vergemakkelijkt oppositie en onenigheid, terwijl naast elkaar zitten het uitvechten van meningsverschillen moeilijker maakt. Met dit in het achterhoofd geven wij de volgende suggesties:

• Deelnemers van wie u weet dat ze met elkaar "op de vuist willen", niet tegenover elkaar plaatsen
• Deelnemers die het zeer met elkaar getroffen hebben, niet op een rijtje zetten.De kans op blokvorming is groot.

 

Tot slot: reserveer tijdig de locatie waar het overleg plaatsvindt. Neem deze actie op als een vast punt op de actielijst. Controleer ook kort voor het overleg of de ruimte nog steeds voor u gereserveerd staat. Vergeet u niet de voorziening te regelen van koffie, thee en koele dranken.

Uitnodiging

De inhoud van de uitnodiging bestaat uit de volgende gegevens:

• de datum
• de plaats
• de aanwezigen
• het doel van de bijeenkomst, eventueel met een verwijzing naar de agenda en/of bijlage
• de begintijd en de eindtijd.

 

Een werkoverleg tussen de 45 minuten en de 1,5 uur duurt is ideaal. Beter 2 korte bijeenkomsten dan een langdurige. Na 2 uur vergaderen bereikt men meestal niet veel zinnigs meer. Daarom is het aan te raden om de vergadertijd te beperken en dit ook van tevoren aan te kondigen. Zo dwingt men de deelnemers zich te realiseren dat de tijd efficiënt gebruikt moet worden. De ochtend is de beste vergadertijd. De mensen hoeven zich niet te haasten en zijn nog fris. (Sommige voorzitters, die bang zijn dat een vergadering te veel zal uitlopen, laten deze het liefst een uur voor lunchtijd beginnen. Het gezamenlijk knorren van de magen, zo denken ze, zet aan tot efficiënt vergaderen). Zorg ook voor voldoende onderbrekingen. Na zo'n anderhalf uur vergaderen zie je de aandacht wegebben.

De uitnodiging wordt in de regel ongeveer 1 à 2 weken van tevoren aan alle deelnemers opgestuurd. De agenda en de eventuele bijlagen kunnen later op de post, behalve wanneer deze te dik zijn. E-mail is natuurlijk boven alles te prefereren; tegenwoordig heeft iedere werknemer wel een eigen e-mailadres.

De deelnemers bepalen de kwaliteit van de vergadering. Vraag u daarom telkens weer kritisch af wie bij welke vergadering of elk agendapunt aanwezig dienen te zijn. Vaak hebben vergaderingen "vaste" deelnemers. Dan geeft de vraag wie er aanwezig zullen zijn weinig problemen. In andere gevallen gaat het erom de "juiste" deelnemers uit te nodigen. De samenstelling van de groep moet dan zo gekozen worden dat ieder een bijdrage kan leveren tot het bereiken van het vergaderdoel. Deelnemers zonder inbreng of zonder belangen zitten maar in de weg.

Bij het kiezen van de "juiste" deelnemers, denken we aan die mensen:

• die belang hebben bij het onderwerp en de te nemen beslissingen
• die op een speciaal gebied deskundig zijn en daarom een speciale inbreng hebben
• die met de uitvoering van de te nemen beslissingen belast zullen zijn

 

Probeert u bij dit alles het aantal deelnemers zo klein mogelijk te houden. Een groep van 4 tot 7 personen is ideaal als vergaderteam waarbij besluiten dienen te worden genomen. Met een groep van meer dan 8 personen zijn de vergadermogelijkheden veelal beperkt tot presenteren, brainstormen, onderzoeken. Wordt de groep te groot, dan kunt u zich nog bezinnen op deze 2 mogelijkheden:

• Onderzoek of iedereen bij elk agendapunt aanwezig moet zijn. Misschien kunnen sommigen eerder weg en anderen wat later komen.
• Wellicht is het slimmer 2 kleinere vergaderingen te beleggen in plaats van een grote.
• Onderzoek of u met vertegenwoordigers van bepaalde groepen kunt werken. Zij raadplegen dan eerst hun "achterban" en melden later de resultaten van dit vooroverleg.

 

Agenda

De agenda is het programma van de vergadering, meestal opgesteld door de voorzitter en/of secretaris. Beter is het als er nog meer deelnemers een steentje zouden bijdragen. Wie namelijk een groot aandeel heeft bij de voorbereiding van de vergadering, voelt zich later sterker betrokken.

Tevens is het raadzaam om van tevoren per agendapunt nauwkeurig aan te geven wat er van de deelnemers wordt verwacht. Bijvoorbeeld gezamenlijke studie, ideeontwikkeling, uitwisselen van informatie, etc. Dit sluit misverstanden uit en maakt een gedegen voorbereiding en tijdsplanning mogelijk.

Zorg voor de juiste rangschikking. Dringende zaken hebben voorrang boven niet-dringende. In het algemeen staan de belangrijkste punten bovenaan, zodat deze niet de dupe worden van de vergadermoeheid of tijdgebrek. Een uitzondering hierop zijn de hamerstukken die meestal snel behandeld en afgevoerd worden. Dat geeft de vergadering vaart.

Sommige agendapunten stimuleren tot samenwerking, een prettige sfeer of een goede teamgeest, bijvoorbeeld het plannen van een feest of het brainstormen over nieuwe vestigingen in het Verre Oosten.

Andere punten zijn geknipt om de sfeer te verknoeien en verdeeldheid te zaaien, bijvoorbeeld het verdelen van lastige klussen (wie hangt er weer die slingers op?). Nu is het verstandig de vergadering te beginnen met coöperatieve punten. Heeft men daaraan plezierig gewerkt, dan is men beter opgewassen tegen de tweestrijdzaaienden. Men zal eerder bereid zijn ook dan samen te werken of concessies te doen.

Het is zeker niet slim de vergadering te beginnen met het oprakelen van "oud zeer" dat is blijven liggen. Voor je het weet heerst er een vechtstemming of een malaisesfeer. Dat maakt ook het afhandelen van niet lastige punten daarna problematisch.

Doelstellingen ten aanzien van een agendapunt, die onder tafel blijven, noemt men verborgen agenda's. Het zal duidelijk zijn dat effectief en zindelijk vergaderen op die manier praktisch onmogelijk wordt gemaakt.

Ook het plannen van de tijd per punt is belangrijk. Men zegt wel dat "de grens werkt". Kennis omtrent de tijdspanne die men heeft, stimuleert tot optimaal gebruik daarvan.

Geef per punt aan of dit ter informatie, ter discussie, ter beoordeling, adviserend of beslissend is.