Strategie en beleid – Verbetering met het 7S model

Met de kennis in deze kennisbank kunnen managers hun eigen organisatie op een gestructureerde manier analyseren en verbeteren. In de praktijk blijkt dit tegen te vallen. Het is lastig om bij het begin te beginnen (bijvoorbeeld bij visie en missie), omdat er al veel is waar nu mee gewerkt wordt. Er is veel, alleen is het vaak onduidelijk wat er precies is en die wie het wel of niet gebruikt wordt. Ook is het moeilijk om objectief te blijven bij de analyse van de eigen organisatie. Een laatste punt is de kunst van een helikopterview. Veel managers blijven met hun verbeterplannen hangen bij het functioneren van mensen en afdelingen. Het grote geheel en de kernproblemen worden over het hoofd gezien. Het is net een schilderij, wanneer u er heel dicht opstaat ziet u alleen de verf, de ene kleur vindt u mooi, de andere niet. Pas van enige afstand ziet u de totale compositie, het onderlinge verband dat tot een prachtig of misschien lelijk beeld leidt.

Er zijn diverse modellen ontwikkeld om organisaties te ondersteunen bij het opzetten van verbeterprocessen. Nagenoeg alle modellen beginnen met een analyse van verschillende aspecten binnen de organisaties. Een zeer bekende methode is het 7-S model van organisatie-adviesbureau McKinsey.

7S Model

Binnen dit model staan de Shared Values (de gedeelde bedrijfswaarden, of kernwaarden) centraal. Deze kernwaarden worden volgens McKinsey gevormd door 6 andere S-en:

• Strategie (het plan van aanpak om de doelstellingen te bereiken).
• Stijl (de bedrijfscultuur, met name vormgegeven door het voorbeeldgedrag van de managers).
• Structuur (efficiency in organogram, functieprofielen en communicatielijnen).
• Systemen (efficiency van de dagelijkse procedures).
• Staff (de ontwikkeling van het personeel).
• Skills (de vaardigheden waarin de organisatie uitblinkt ten opzichte van de concurrentie).

 

Indien een organisatie iedere S verbetert en afstemt op de andere S-en zal een krachtigere organisatie ontstaan met sterke Shared Values.

Deze meestal ongeschreven kernwaarden dragen bij aan:

• De motivatie van de medewerkers.
• Het focussen van de medewerkers op de juiste activiteiten.
• Het scheppen van een duidelijk kader waarbinnen wordt gewerkt.

 

Gebruik

Om het 7S model te gebruiken voor het analyseren van uw organisatie, stelt u de volgende vragen:

Strategie

• Welke strategische koers volgt onze organisatie?
• Op welke marktkansen spelen wij in?
• Met welke bedreigingen houden wij daarbij rekening?
• Waar zijn wij sterk in ten opzichte van de concurrentie?
• Op welke gebieden lopen wij nog wat achter?

 

Stijl

• Welke bedrijfscultuur hebben wij?
• Welk gedrag is typerend in onze organisatie?
• Hoe gedraagt het management zich?
• Hoe gedraag ik mijzelf?
• Waar blijkt dit uit?

 

Structuur

• Worden het organogram, de functieprofielen en de overlegvormen regelmatig aangepast aan de veranderende bedrijfsomgeving?
• Sluit dit momenteel naadloos aan op de werkelijke situatie?
• Wanneer we alle managers afzonderlijk het organogram laten tekenen, komt er dan hetzelfde uit?

 

Systemen

• Hoe efficiënt zijn de werkprocessen ingericht?
• Worden er geen zaken onnodig of dubbel gedaan?
• Heeft iedereen voldoende aandacht voor zijn of haar echt belangrijke taken?
• Zijn er niet te weinig of juist te veel procedures?
• Hoeveel tijd is mijn kwijt met registratie en controle?

 

Staff

• Hoe staat het met de ontwikkeling van de medewerkers?
• Is er een gericht opleidingsplan per functieniveau?
• Wordt er actief aan opleiden gedaan?
• Zit er een duidelijke toename van kwaliteit in de organisatie?
• Worden medewerkers gecoacht op hun persoonlijke ontwikkeling?

 

Skills

• Met welke vaardigheden blinken wij als organisatie uit ten opzichte van de concurrentie?
• Waar zijn wij als bedrijf goed in?
• Hoe houden wij deze voorsprong actief in stand?
• Hoe breiden we deze voorsprong uit?

 

Shared Values

• Welke kernwaarden, die door iedereen worden gedeeld, kunt u samenvatten die kenmerkend zijn voor de kracht van uw organisatie?
• De vragen vormen vaak een inspiratiebron om problemen op te sporen en te verbeteren.