Schriftelijke rapportage

Bij schriftelijke rapportage gaat het erom of het rapport aan de normen voldoet en of de ontvanger het rapport begrijpt. De kans dat de ontvanger het rapport begrijpt kan je zo groot mogelijk maken door te letten op stijl, woordgebruik en vormgeving. Lees hier hoe je dat doet.

De voorbereiding

Drie belangrijke punten om de leesbaarheid te bevorderen zijn:

Een leesbare stijl

Gebruik zoveel mogelijk de tegenwoordige tijd. Door het gebruik van de tegenwoordige tijd betrekt u de toehoorder onmiddellijk bij de rapportage. “Ik nodig hem uit”, is veel directer dan “Hij zal door mij uitgenodigd worden.” De actieve vorm is korter en spreekt meer aan.

Wees persoonlijk. Vaak gebruikt u de onbepaalde wijs om aan het woordje 'ik' te ontkomen. Dit maakt een afstandelijke en risicoloze indruk en dat is veelal niet nodig. Het is doelmatig om persoonlijk te zijn. Bijvoorbeeld: "Ik kan u verzekeren dat een effectieve rapportage een wezenlijk onderdeel is van uw en mijn taken als manager.” In plaats van: “Een effectieve rapportage dient een wezenlijk onderdeel te zijn van het werk van een manager.”

Goed woordgebruik

Schrijf in de taal van uw doelgroep. De leesbaarheid wordt niet bevorderd door het gebruik van vreemde, of minder gangbare woorden. Afkortingen vergroten het ongemak. Weinig bekende afkortingen wekken ergernis en komen de leesbaarheid en begrijpelijkheid niet ten goede. Ook het gebruik van te veel 'zullen', 'kunnen', ‘moeten', 'willen' en 'hebben' maakt zinnen onleesbaar. Zorg voor overzichtelijkheid. Alleen overzichtelijk en systematisch geordende cijfers en tabellen worden begrepen.

Schrijf aantrekkelijk

Vermijd lange zinnen. Afhankelijk van de opleiding van de toehoorders, kan de zinslengte variëren. Zinnen met een gemiddelde lengte van tien à twaalf woorden kan echter iedereen begrijpen. Breng afwisseling aan in de rapportage. Een saai schriftelijk verslag nodigt niet uit tot opmerkzaam en nauwkeurig lezen. Een prettige vormgeving kan veel afwisseling brengen en komt de leesbaarheid en respons ten goede.

De volgende regels kunnen helpen bij de opbouw van uw rapportage:

• Formuleer het doel kort en duidelijk.
• Maak een overzicht van alle beschikbare gegevens.
• Bepaal de volgorde van de presentatie voor het geheel en binnen de afzonderlijke onderdelen.
• Schrijf het rapport en laat de conclusies volgen.
• Ga na of illustraties en bijlagen nodig zijn.
• Schrijf een inleiding.

 

De vormgeving

Een goed gepresenteerd, overzichtelijk ingedeeld verslag is makkelijker leesbaar dan een slecht gepresenteerd en onoverzichtelijk verslag. We geven een aantal punten voor een goede vormgeving en structuur:

• Deel uw rapport duidelijk in. Nummer de onderdelen systematisch. Hiermee verduidelijkt u de lijn, die u bewust in uw rapport hebt aangebracht.
• Besteed vooral aandacht aan interlinie, kantlijn, algemene indeling en dergelijke. Maak gebruik van mogelijkheden tot onderstrepen (bijvoorbeeld namen), hoofdletters (belangrijke principes) en spatiëring.
• Trek de conclusie door eventuele gevolgtrekkingen duidelijk te laten voortvloeien uit de samenvatting, of door aan te sluiten op de feiten waarop conclusies berusten. Een mogelijke aanbeveling dient eveneens duidelijk voort te vloeien uit de desbetreffende feiten en daaruit geconcludeerde gevolgen.

 

Bij een uitgebreider rapport is een voorafgaande inhoudsopgave nodig. Hetzelfde geldt voor het vermelden van de titels en ondertitels. In deze jachtige tijd, waarin velen bedolven worden onder vakliteratuur en rapporten, gaat de lezer steeds selectiever te werk. Hij leest uitsluitend datgene wat hij beslist meent nodig te hebben. Hij moet aangetrokken worden door inhoudsopgave en titels. Gebeurt dit niet, dan legt hij het rapport terzijde.

Terugkoppeling verslag

Met een rapportage beoogt u een communicatieproces op gang te brengen, dat tot een resultaat moet leiden. De enige manier om te weten of dat resultaat is bereikt, is ernaar te vragen bij de ontvanger van het rapport. Als u als rapporteur vraagt: "Hoe vond u mijn rapport?", zult u steevast horen dat het ‘bijzonder nuttig' was.

Als u vraagt: “Hebt u er nu al iets mee kunnen doen?” krijgt u één van de volgende twee antwoorden:

• "Ik heb het ontvangen en gelezen. Op grond van het rapport heb ik zus of zo gehandeld...”
• "Ik moet het nog lezen. Binnenkort zal ik er zeker wat mee kunnen doen."

 

Dit laatste antwoord betekent: “Het rapport was niet goed genoeg om mij werkelijk te beïnvloeden. Dank voor de vergeefse' moeite.” De schrijver die zo'n antwoord ontvangt, moet zich afvragen wat er fout was aan zijn rapport.