Mondelinge rapportage
Uitdrukkingsvaardigheid is niet alleen spreken in het openbaar. Dit is een te beperkte omschrijving. Uitdrukkingsvaardigheid wil zeggen dat, wanneer u iets vertelt, de toehoorders geheel begrijpen wat u bedoelt.
Uitdrukkingsvaardigheid is geen zaak van alleen maar woordgebruik, alleen maar stemgebruik of alleen maar mimiek. Deze middelen kunnen wel helpen. Waar het om gaat, is of uw boodschap begrepen wordt. Door voortdurend te leren van uw ervaringen en de reacties van anderen, bouwt u uw uitdrukkingsvaardigheid uit. Tenslotte is niemand een geboren spreker.
De voorbereiding
De rapporteur zal met zijn mondelinge rapportage aan een aantal eisen dienen te voldoen:
- Hij zal het onderwerp precies moeten omschrijven.
- Hij moet de informatie die hij wil overdragen, goed opbouwen.
- Hij moet de juiste woorden en toon kiezen.
- Hij moet voor, tijdens en na zijn rapportage zijn toehoorders waarnemen.
- Hij moet letten op de reacties van zijn toehoorders en daarmee de kwaliteit van de informatieoverdracht controleren.
- Hij moet alle voordelen van het direct contact gebruiken en rekening houden met alle nadelen.
Hoe u de rapportage uitvoert, is afhankelijk van uw voorbereiding. Bij een goede schriftelijke begeleiding kan de rapportage kort zijn en kan meer discussie plaatsvinden. Getallen en begrippenreeksen moet u altijd visueel presenteren. Mondeling doorgegeven getallen worden alleen onthouden als ze door de toehoorders worden genoteerd.
Uit onderzoek is gebleken welk percentage mensen onthouden van:
- lezen (10%)
- horen (20%)
- zien (30%)
- horen en zien (50%)
- horen, zien en zelf zeggen (70%)
- horen, zien, zelf zeggen en doen (90%)
Uit de bovengenoemde resultaten van onderzoek kunnen wij concluderen dat we toehoorders meer kunnen laten onthouden door hen zoveel mogelijk zintuigen tijdens onze rapportage te laten gebruiken. Deze gegevens kunt u toepassen voor zowel de mondelinge als schriftelijke rapportage.
De indeling
De voornaamste eis voor een rapportage is dat deze in overeenstemming is met het verwachtingspatroon van de toehoorder(s). Als men de essentie ervan kan navertellen, is het verslag goed. Het is ondoenlijk een kant en klaar recept te geven voor de opbouw van een rapportage. Deze zal sterk beïnvloed worden door het onderwerp en de situatie. Een mogelijke indeling van een rapportage, die in de praktijk vaak bruikbaar blijkt, is:
- probleemstelling
- probleemanalyse
- doelstelling
- nieuwe oplossing of aanpak
- de voordelen en nadelen
- de consequenties
- de conclusie
De mondelinge presentatie
Een goed verslag komt extra goed over als u het op een aantrekkelijke wijze presenteert. Saaiheid, te veel bijzonderheden of onbegrijpelijke woorden zijn niet gepast. Afwisseling in de presentatie is een sterk wapen tegen vermoeidheid en ongeïnteresseerdheid.
Afwisseling kunt u op verschillende wijzen bereiken:
Door uw stem te gebruiken
- De snelheid afwisselen en bij belangrijke punten het spreektempo vertragen.
- Afwisselend hard en zacht spreken.
- Wisselen van toonhoogte.
Door de spreekstijl te variëren
- Langzaam en zeer natuurlijk spreken.
- Vlug en losjes spreken.
- Teksten van anderen citeren.
Door de toehoorders te beïnvloeden
- Vragen stellen aan de toehoorders en hun zienswijze naar voren laten brengen.
- In groepjes overleg laten plegen en daarna hun mening vragen.
Het kan doelmatig zijn om bij de rapportage gebruik te maken van verschillende presentatiemethoden:
- Visueel: door middel van een schoolbord, een flipover of een overheadprojector.
- Auditief: door middel van stemgebruik.
- Motorisch: door de toehoorders er actief bij te betrekken.