Communiceren over ontwikkelen
Effectieve managers weten hoe ze het beste uit anderen moeten halen en ze nemen actief deel aan de ontwikkeling van hun medewerkers. Ze creëren een omgeving waarin groepen en medewerkers geënthousiasmeerd worden om resultaten te behalen. Ze stimuleren persoonlijke verantwoordelijkheid. Voor de manager is het van belang dat de ander zo snel mogelijk eigenaar is (ownership) en dat de medewerker verantwoordelijkheid neemt voor zijn eigen ontwikkeling. De manager kan op verschillende momenten en op verschillende manieren communiceren over de ontwikkeling van zijn medewerkers. We noemen hierbij de teammeetings, coaching, feedback geven en andere gespreksvaardigheden.
Communiceren op afdelingsniveau: teammeetings of werkoverleg
Werkoverleg op afdelingsniveau heeft tot doel om met de medewerkers te praten over de doelen, de gang van zaken en het beleid op de afdeling. Leren en opleiden zijn onderwerpen die dan ook niet op de agenda van het werkoverleg mogen ontbreken. Het dienen vaste onderwerpen te zijn van het afdelingsoverleg. Dat kan bijvoorbeeld onder de volgende kopjes:
- Kennis delen en leren van ervaringen
- De collega presenteert over bijv. de opleiding die hij volgt
- De presentatie/instructie door een externe
- Beter presteren waarbij resultaten van de afdeling worden gepresenteerd en een bepaald resultaatgebied, zoals bijvoorbeeld: kwaliteit, productiviteit, samenwerking, e.d. worden uitgediept.
- Opleidingsplannen of -wensen bespreken.
Het doel is steeds weer: informeren en motivatie en betrokkenheid vasthouden en versterken. Daarnaast kan ook stimulerende feedback worden gegeven en ontvangen aan en van collega's.
Coaching en feedback
Coaching is een zeer effectieve manier om uw medewerkers te ontwikkelen. De tijd die u investeert levert doorgaans blijvende resultaten op. Coachen is een manier van leidinggeven waarbij de coach door erkenning, waardering, ondersteuning, vertrouwen en feedback de medewerker aanzet tot het nemen van verantwoordelijkheid, initiatief, zelfstandigheid en ontwikkeling. Door zijn houding en gedrag schept de coach de voorwaarden om te groeien, om zelfbewuster, sterker en effectiever te worden. Kortom de coach bevordert het leren.
Coaching valt te beschouwen als een doorlopend proces om medewerkers te helpen competenter te worden en belemmeringen voor prestatieverbetering te overwinnen. Het doel is het verbeteren van prestaties en het creëren van een gedragsverandering. Daarmee brengt de manager medewerkers van waar ze zijn, naar daar waar hij ze hebben wil. Coaching stimuleert medewerkers om meer te doen dan ze ooit voor mogelijk hadden gehouden. Coaching heeft een positief effect op de productiviteit en de arbeidsvreugde van de medewerkers. Wanneer uw medewerkers voldoen aan de verwachtingen wint iedereen – uw medewerkers en u als manager en de organisatie.
Feedback
Als je feedback geeft, vertel je de ander welk gedrag je waarnam en wat het effect van dat gedrag is. Vervolgens is de vraag aan de orde of de medewerker met zijn gedrag het beoogde doel bereikte. Als dat het geval is volgt een bevestiging, waardoor het gedrag zal worden herhaald. Als het gedrag niet effectief is, is de vraag aan de orde of de medewerker een andere optie heeft: “Wat zou je de volgende keer kunnen doen om het doel te bereiken?"
Een coach geeft feedback om de medewerker te helpen leren van zijn gedrag. Het is ook mogelijk de medewerker zelf te laten vertellen wat hij deed om zijn doel te bereiken: “Zou je me willen vertellen hoe dat ... hebt aangepakt" In dat geval vraagt de coach de medewerker zichzelf feedback te geven over zijn gedrag en ervaringen.
Gespreksvaardigheden
Om bovenstaande methodieken te bekrachtigen, zijn vaardigheden onontbeerlijk. Een effectieve manager c.q. coach moet op de eerste plaats luisteren. Hiermee bedoelen we niet alleen de medewerker aankijken, knikken en aandacht gevend gedrag. Neen, ook luisteren naar gevoelens en wensen, wat de medewerker bedoelt, wil, denkt en vindt.
Als de coach oppikt wat de medewerker enthousiast, onplezierig of ontevreden maakt, kan hij dat terugkoppelen: feedback geven. In de vorm van een samenvatting: hij kan kernpunten aangeven en gevoelens benoemen. De medewerker kan hieruit opmaken of de manager hem al dan niet begrijpt.
Wanneer de medewerker verder praat of antwoord geeft op de door de coach gestelde (open) vraag, kan na de samenvatting worden doorgevraagd.