Efficiënt overleggen en vergaderen
Zeven regels voor structuur
Houd u vast aan de structuur!
Wilt u het werkoverleg tot succes maken, dan moet u een aantal zaken in de gaten houden. Houd u zich aan de volgende zeven regels, dan zit u goed.
- Introductie, waarin de voorzitter het overleg opent, de agenda op papier/beamer heeft, en eventueel de regels voor het werkoverleg schetst.
- Inventarisatie van de feiten en meningen over verschillende agendapunten.
- Het bedenken van oplossingen.
- Het toetsen van de oplossingen op haalbaarheid.
- Het bepalen van de hulpmiddelen en personen die nodig zijn om actie te ondernemen (wie doet wat, wanneer?).
- Het nemen van definitieve beslissingen en het maken van afspraken.
- Evaluatie en afsluiting.
Ook uw medewerkers participeren
Stimuleer actieve inbreng van uw medewerkers.
U kunt het werkoverleg niet alleen gebruiken om orders te geven en opdrachten te verdelen of om de visie van de directie toe te lichten. U moet ook luisteren naar uw medewerkers. Een actieve inbreng van uw medewerkers is belangrijk, omdat:
participatie van de medewerkers de betrokkenheid verhoogt en de weerstand tegen het overleg en tegen te nemen beslissingen vermindert;
de medewerkers kennis over de taakuitvoering hebben. Eventuele verbeteringen en/of oplossingen kunnen dan ook het best door de medewerkers aangedragen worden.
Iedereen doet mee
Alle medewerkers bij voorkeur aanwezig zijn!
De onderwerpen die tijdens het werkoverleg aan bod komen gaan alle medewerkers van een afdeling, unit of groep aan. Alle medewerkers moeten daarom bij het werkoverleg aanwezig zijn. Maar de groep mag niet te groot zijn. De ideale grootte van een groep is twaalf personen. Dan verloopt de communicatie het meest effectief.
Informatie geeft u door
Slechts vijf procent van de tijd gebruikt u voor het nemen van beslissingen.
Uit de praktijk blijkt dat tijdens een werkoverleg bijna driekwart van de tijd nodig is om directiebesluiten of mededelingen van de directeur toe te lichten. Een deel van de resterende tijd is nodig om medewerkers aan het woord te laten. Slechts vijf procent van de tijd blijft over voor het nemen van beslissingen.
Mogelijke agendapunten voor werkoverleg zijn:
- Werkomstandigheden (veiligheid, hygiëne, werkplektemperatuur en geluidsoverlast);
- Team inhoudelijke onderwerpen;
- Werkwijze (de werkmethoden, materialen, controle op het werk, de taakverdeling, verantwoordelijkheden, werktijden en overwerk);
- Werksfeer (samenwerking en communicatie).
- Etc. etc.
U neemt de besluiten
U bepaalt wie inspraak krijgt en u neemt besluiten.
Uit hoofde van uw functie bepaalt u uiteindelijk wie waarover inspraak heeft. Hoewel dit in lijkt te druisen tegen het principe van een tweerichtingsgesprek, blijkt dat het werkoverleg het best werkt als de leidinggevende de beslissing neemt. U bent immers in staat als directeur een afgewogen beslissing te nemen. Bovendien is onder tijdsdruk geen uitgebreide discussie nodig.
Als medewerkers een besluit accepteren, zullen zij ook minder weerstand bieden bij het uitvoeren ervan.
Hoeveel ruimte u uw medewerkers moet geven voor het nemen van een beslissing, hangt af van het onderwerp. Een vuistregel die u kunt hanteren is dat hoe dichter het onderwerp bij de medewerkers staat, hoe meer ze bij de beslissing betrokken moeten worden. Niet alleen omdat zij goed geïnformeerd zijn over dat onderwerp, ook omdat zij het besluit sneller zullen accepteren als zij er bij betrokken zijn. Als medewerkers een besluit accepteren, zullen zij ook minder weer-stand bieden bij het uitvoeren van het besluit. Zij zullen zich juist actief en gemotiveerd inzetten bij de uitvoering besluiten.
Belangrijk: regelmaat
Als u niet regelmatig een overleg houdt, sterft het initiatief een stille dood.
Het allerbelangrijkste voor een succesvol werkoverleg is de regelmaat. Als u niet regelmatig een overleg houdt, sterft het initiatief een stille dood. Alleen door regelmatig bij elkaar te komen, blijft u op de hoogte van wat uw medewerkers uitvoeren en blijven uw medewerkers op de hoogte van uw werkzaamheden. Bovendien dragen regelmatige overleggen bij tot het vertrouwen in een groep of afdeling. In een vertrouwde omgeving zullen medewerkers zich sneller open en constructief opstellen.
TIP
Het is aan te bevelen werkoverleg minimaal zes tot twaalf keer per jaar op vastgestelde tijden te organiseren.