Functioneringsgesprekken voeren

Functioneringsgesprekken worden gevoerd om het werk binnen de organisatie te verbeteren. De kwaliteit staat voorop. De bedoeling van een functioneringsgesprek is dat leidinggevende en medewerker de problemen die zich voordoen uitdiepen om oplossingen te vinden. Leer hier om effectieve functioneringsgesprekken te voeren.

Het verloop en doel van functioneringsgesprekken

Door de medewerker en de medewerker worden gesprekspunten aangedragen. De punten die van de medewerker afkomstig zijn hebben voorrang op de agenda van het gesprek. Functioneringsgesprekken zijn toekomst- en actiegericht. Ze monden uit in afspraken over wat er gedaan gaat worden aan de besproken problemen. Deze afspraken legt de medewerker schriftelijk vast tijdens, aan het eind of direct na het gesprek.

Primair doel van het functioneringsgesprek is het bereiken van een goede werkrelatie tussen medewerker en medewerker, door het bespreekbaar maken van hetgeen er in het werk speelt. Een functioneringsgesprek dient gericht te zijn op resultaat.

Onderwerpen in functioneringsgesprekken:

• bespreekbaar maken van het functioneren van de leidinggevende in relatie tot de medewerker
• bespreekbaar maken van het functioneren van de medewerker in relatie tot de andere medewerkers (zonder dat die aanwezig zijn)
• het bespreekbaar maken van en daarmee inzicht verschaffen in mogelijke problemen in de relatie medewerker - leidinggevende (bijvoorbeeld communicatie- problemen)
• bespreken van mogelijk te volgen opleidingen
• rekening houdend met het belang van het werk en de mogelijkheden van de medewerker
• de medewerker ruimte geven om problemen die hij in het werk tegenkomt te inventariseren en te bespreken
• nagaan of de medewerker zich in haar werk en haar functioneren ‘prettig’ voelt.

 

Functioneringsgesprek is geen beoordelingsgesprek

Beoordelingsgesprekken hebben tot doel om een oordeel uit te spreken over het functioneren van een individuele medewerker. Willen personeelsbeoordelingen zin hebben, dan is het wel nodig dat de werkgever er iets mee doet in de sfeer van promotie, omzetting van een tijdelijk in een vast dienstverband, salariëring, ontslag en dergelijke. Beoordelingen hebben een rechtspositionele functie. Er zijn vooraf criteria vastgesteld waarmee alle medewerkers in dezelfde functie ‘gemeten’ worden. De beoordeling vindt in beginsel eenzijdig plaats namelijk vanuit de hiërarchie naar lager geplaatsten door hun direct leidinggevende of soms mede door nog hogere leidinggevenden. Schematisch worden hieronder de verschillen en overeenkomsten aangegeven tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek.

Functioneringsgesprek	Beoordelingsgesprek
Twee richtingsgesprek	Leidinggevende deelt mee (één-richting)
Toekomstgericht	Op het verleden gericht
Geen juridische gevolgen	Juridische gevolgen (aanstelling, ontslag, promotie, etc.)
Afspraken over taakinhoud, opleiding, etc.	Rapportage ook naar derden voor uitvoering beslissingen
Rapportage blijft in bezit van gesprekspartners	Frequentie: als zich een beslissingsmoment aandient
Frequentie: minimaal eenmaal per jaar

Functioneringsgesprek puntsgewijs uitgelegd

De voorbereiding

De leidinggevende zal zich voorafgaand aan het gesprek afvragen welke onderwerpen hij aan de orde zal stellen zoals bijvoorbeeld:

• inhoud van het werk
• deskundigheid van de medewerker
• (on) tevredenheid met de resultaten
• samenwerking en communicatie tussen leidinggevende en medewerker
• samenwerking en communicatie in het team
• werkomstandigheden zoals ruimte en middelen
• afspraken van het vorige functioneringsgesprek

 

De medewerker zal zich ook voorafgaand aan het gesprek afvragen welke onderwerpen hij aan de orde wil stellen.

Opstellen van de agenda van het gesprek

Aan het begin van het gesprek worden eerst de gespreksonderwerpen geïnventariseerd en toegelicht. Een belangrijk aandachtspunt daarbij is dat de leidinggevende moet vermijden het probleem van de medewerker te willen formuleren. Hij bewijst zichzelf en de medewerker een dienst zich luisterend op te stellen en te vragen om verheldering en volledigheid. Open vragen lokken uit tot nadenken. Een aantal voorbeelden:

• hoe kijk je er tegenaan
• wat zijn oorzaken
• wat is de gewenste situatie
• heb je alles verteld wat je naar voren wilde brengen

 

Bespreking van de onderwerpen

Bij de bespreking van de onderwerpen is het van een belang een open dialoog met elkaar te hebben. Laat de medewerker ongehinderd door kritiek en commentaar ideeën naar voren brengen. Bij het bespreken van de onderwerpen van u als leidinggevende doet u er verstandig aan:

• open en positieve feedback te geen
• open en eerlijk en duidelijk te zijn bij kritiek
• gezamenlijk tot oplossingen te komen
• oplossingen vast te leggen in concrete afspraken

 

Bij het bespreken van onderwerpen van de medewerker:

• probeert u door goed te luisteren en te vragen om te begrijpen wat bedoeld wordt
• geeft door u duidelijk uw eigen mening
• probeert u tot gezamenlijke oplossingen te komen
• reageert u bij kritiek zakelijk en assertief (en niet defensief)
• probeert u oplossingen vast te leggen in concrete afspraken

 

Afsluiting en evaluatie

Bij de afsluiting van het gesprek worden de oplossingen en afspraken nog eens zorgvuldig op een rijtje gezet. Hoe concreter de afspraken des te beter is het na te gaan of ze wel correct zijn uitgevoerd. Stel samen vast welke problemen of oplossingen uit de sfeer van vertrouwelijkheid van het functioneringsgesprek moeten komen.

Evaluatie van het gesprek is van belang om de gesprekstechniek te perfectioneren.

• Hoe heeft de medewerker het gesprek ervaren
• Wat was prettig en minder prettig
• Wat vond u er zelf van
• Welke suggestie zijn er om een volgend gesprek beter te laten verkopen

 

Tips om het gesprek positief te beïnvloeden

• Vermijd suggestieve vragen
• Laat kritiek achterwege
• Praat vanuit de “ik-persoon”
• Spreek over feiten, waarneembare situaties, niet over vermoede situaties en de persoonlijkheid van anderen
• Vraag door als iets niet duidelijk is
• Luister zorgvuldig
• Controleer of je de ander goed hebt begrepen (samenvatten)
• Merk tegenstrijdigheden op
• Laat merken dat je wilt helpen
• Steek gemeende waarderig niet onder stoelen of banken, blijf wel oprecht
• Geef de medewerker bedenktijd om na te denken en met goed gekozen woorden te reageren
• Zorg dat u zelf niet te veel aan het woord bent
• Houdt het doel van het functioneringsgesprek voor ogen